Khai báo dữ liệu PCCC: Đối tượng, mức phạt và quy trình thực hiện

Khai báo dữ liệu PCCC là một phần trong công tác quản lý phòng cháy, chữa cháy bằng phương thức điện tử. Cơ sở thuộc diện áp dụng phải khai báo đúng thông tin, cập nhật khi có thay đổi và chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu. Bài viết dưới đây, Việt long hướng dẫn chi tiết quy trình khai báo dữ liệu phòng cháy chữa cháy, các đối tượng phải làm khai báo dữ liệu này, hãy tham khảo hết nhé!

Quy định về khai báo dữ liệu PCCC

Đối với dự án, công trình thuộc diện phải nghiệm thu về PCCC, chủ đầu tư còn phải khai báo trên hệ thống trước khi đưa công trình vào hoạt động. 

Khai báo dữ liệu phòng cháy chữa cháy (PCCC) là gì?

Khai báo dữ liệu phòng cháy chữa cháy ( PCCC ) là việc đưa thông tin của cơ sở lên hệ thống Cơ sở dữ liệu về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ và truyền tin báo cháy. Căn cứ theo Điều 24 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, hệ thống này gồm: Thiết bị và hệ thống kết nối tại cơ quan Công an; Thiết bị truyền tin báo cháy được lắp đặt tại cơ sở; Phần mềm khai báo, tiếp nhận, lưu trữ và xử lý thông tin PCCC.

Hệ thống do Bộ Công an xây dựng và quản lý thống nhất trên toàn quốc. Dữ liệu được sử dụng để phục vụ công tác quản lý, kiểm tra và xử lý thông tin liên quan đến cháy, nổ, tai nạn và sự cố.

Đối tượng nào phải khai báo dữ liệu PCCC?

Khoản 1 Điều 26 Nghị định 105/2025/NĐ-CP quy định cơ sở thuộc Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này có trách nhiệm khai báo và cập nhật thông tin.

Danh mục này bao gồm nhiều nhóm cơ sở như:

Trụ sở cơ quan, doanh nghiệp;

Nhà chung cư, nhà tập thể;

Cơ sở giáo dục;

Bệnh viện, phòng khám và cơ sở y tế;

Nhà hàng, khách sạn và cơ sở lưu trú;

Chợ, trung tâm thương mại, siêu thị;

Nhà kho, nhà xưởng và cơ sở sản xuất;

Bến xe, nhà ga, cảng và một số công trình giao thông;

Cơ sở kinh doanh hàng hóa có nguy hiểm về cháy, nổ;

Các công trình và cơ sở khác đạt quy mô thuộc Phụ lục I.

Không phải mọi cửa hàng hoặc doanh nghiệp đều mặc nhiên có nghĩa vụ giống nhau. Người đứng đầu cơ sở cần đối chiếu loại hình, công năng, diện tích, số tầng, sức chứa, khối tích và tính chất hoạt động với Phụ lục I để xác định chính xác.

Những thông tin nào về phòng cháy chữa cháy phải khai báo?

Theo điểm a khoản 3 Điều 24 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, dữ liệu cần khai báo có thể bao gồm:

Tên, địa chỉ và năm đưa cơ sở vào hoạt động;

Người đứng đầu và đơn vị trực tiếp quản lý;

Lĩnh vực, ngành nghề và hình thức đầu tư;

Quy mô, công năng và tính chất hoạt động;

Phương tiện PCCC đã được trang bị;

Tình trạng hoạt động và thời hạn bảo trì thiết bị;

Lực lượng PCCC của cơ sở;

Đường giao thông và nguồn nước phục vụ chữa cháy;

Hoạt động huấn luyện và tự kiểm tra PCCC;

Phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ;

Việc thực hiện kiến nghị và quyết định xử lý của cơ quan có thẩm quyền;

Tình hình cháy, nổ, tai nạn hoặc sự cố;

Những thay đổi của cơ sở có liên quan đến công tác PCCC.

Đồng thời, cơ sở phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin đã khai báo trên dữ liệu phòng cháy chữa cháy đã kê khai.

Quy định mới về khai báo nghiệm thu PCCC

Điểm đ khoản 1 Điều 12 Nghị định 105/2025/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điều 16 Nghị định 347/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 08/09/2026 và có hiệu lực từ 15/09/2026.

Theo quy định mới, chủ đầu tư phải: Tổ chức nghiệm thu PCCC đối với dự án, công trình; Chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả nghiệm thu; Khai báo trên hệ thống cơ sở dữ liệu PCCC và truyền tin báo cháy; Hoàn thành việc khai báo trước khi đưa công trình vào hoạt động.

Điểm cần chú ý là khai báo nghiệm thu PCCC không thay thế việc tổ chức nghiệm thu. Đây là bước phải thực hiện sau khi chuẩn bị đầy đủ kết quả nghiệm thu và trước khi công trình chính thức hoạt động.

Thời hạn khai báo và cập nhật dữ liệu

Theo khoản 2 Điều 26 Nghị định 105/2025/NĐ-CP: Cơ sở phải khai báo lần đầu trong thời gian không quá 03 ngày kể từ ngày hoàn thành việc trang bị và kết nối thiết bị truyền tin báo cháy; Khi thông tin đã khai báo thay đổi, cơ sở phải cập nhật trong thời gian không quá 03 ngày; Dữ liệu đã được kết nối, chia sẻ từ hệ thống của cơ quan quản lý nhà nước khác thì không phải khai báo lại.

Lưu ý: Doanh nghiệp nên lưu lại ngày kết nối thiết bị, ngày gửi khai báo và tài liệu xác nhận để có căn cứ chứng minh việc thực hiện đúng thời hạn.

Không khai báo dữ liệu PCCC bị phạt bao nhiêu?

Điều 28 Nghị định 106/2025/NĐ-CP quy định các mức phạt đối với cá nhân như sau:

Theo Điều 4 Nghị định 106/2025/NĐ-CP, mức phạt tại Chương II được áp dụng đối với cá nhân. Tổ chức có cùng hành vi vi phạm bị phạt gấp hai lần.

Như vậy, tổ chức không khai báo thông tin cơ sở có thể bị phạt từ 10–20 triệu đồng. Nếu tổ chức không trang bị hoặc không kết nối thiết bị truyền tin báo cháy theo quy định, mức phạt có thể từ 40–60 triệu đồng. Mức phạt cụ thể còn phụ thuộc vào chủ thể vi phạm, hành vi thực tế và tình tiết của từng trường hợp.

Cần chuẩn bị gì trước khi khai báo cơ sở dữ liệu PCCC?

Doanh nghiệp nên rà soát thông tin trước khi nhập dữ liệu để tránh khai thiếu hoặc khai không thống nhất với hồ sơ đang lưu.

Thông tin pháp lý của cơ sở: Cơ sở cần chuẩn bị: Tên và địa chỉ chính xác; Mã số doanh nghiệp hoặc thông tin đơn vị quản lý; Thông tin người đứng đầu; Ngành nghề và lĩnh vực hoạt động;  Năm bắt đầu hoạt động; Hồ sơ về quyền sử dụng hoặc quản lý địa điểm nếu được yêu cầu đối chiếu.

Thông tin về công trình: Doanh nghiệp cần xác định: Loại công trình và công năng sử dụng; Tổng diện tích sàn; Số tầng, chiều cao và khối tích; Số lượng người thường xuyên có mặt; Các hạng mục có nguy cơ cháy, nổ; Đường giao thông và nguồn nước phục vụ chữa cháy. Nếu công trình đã cải tạo hoặc thay đổi công năng, dữ liệu kê khai phải phản ánh tình trạng thực tế.

Hồ sơ thẩm định và nghiệm thu PCCC

Tùy trường hợp, doanh nghiệp nên chuẩn bị: Văn bản thẩm duyệt hoặc thẩm định thiết kế PCCC; Hồ sơ thiết kế đã được xem xét; Biên bản nghiệm thu các hạng mục liên quan; Tài liệu kiểm tra, chạy thử hệ thống; Biên bản nghiệm thu hoàn thành; Hồ sơ hoàn công và tài liệu kỹ thuật. Doanh nghiệp không nên nhập thông tin nghiệm thu khi hồ sơ thực tế chưa hoàn thành.

Thông tin thiết bị và lực lượng PCCC

Cơ sở nên lập danh sách: Hệ thống báo cháy và chữa cháy; Bình chữa cháy và phương tiện cứu nạn; Vị trí lắp đặt thiết bị; Tình trạng hoạt động; Thời hạn kiểm tra, bảo dưỡng; Thiết bị truyền tin báo cháy; Đội PCCC cơ sở hoặc người được phân công; Hồ sơ huấn luyện nghiệp vụ PCCC.

Quy trình khai báo cơ sở dữ liệu phòng cháy chữa cháy?

Chi tiết quy trình khai báo dữ liệu phòng cháy chữa cháy gồm bốn bước sau:

Bước 1: Truy cập hệ thống khai báo dữ liệu PCCC

Người đứng đầu cơ sở truy cập hệ thống khai báo Phiếu thu thập thông tin cơ sở tại địa chỉ:

https://thuthapdulieu.csdlcbcs.vn/auth/login

Bạn nên kiểm tra đúng tên miền trước khi nhập tài khoản và mật khẩu. Người thực hiện không nên truy cập đường dẫn được gửi từ nguồn không xác định.

Bước 2: Đăng nhập vào tài khoản của cơ sở

Người đứng đầu cơ sở sử dụng thông tin được cấp để đăng nhập vào hệ thống.

Thông tin đăng nhập gồm:

• Tên đăng nhập: Mã cơ sở;
• Mật khẩu lần đầu: Người đứng đầu cơ sở liên hệ cán bộ PCCC phụ trách địa bàn để được cung cấp;
• Mật khẩu sau khi thay đổi: Cơ sở sử dụng mật khẩu mới do người đứng đầu cơ sở đã thiết lập.

Cơ sở nên thay đổi mật khẩu sau lần đăng nhập đầu tiên và giao cho người có trách nhiệm quản lý. Doanh nghiệp không nên chia sẻ tài khoản cho người không liên quan.

Nếu chưa biết mã cơ sở hoặc chưa nhận được mật khẩu, người đứng đầu cơ sở cần liên hệ cán bộ PCCC phụ trách để được hướng dẫn. Cơ sở không nên tự tạo mã hoặc sử dụng tài khoản của đơn vị khác.

Bước 3: Tạo phiếu và nhập thông tin của cơ sở

Sau khi đăng nhập thành công, người thực hiện chọn mục “Thêm mới”.

Tiếp theo, người thực hiện chọn trường thông tin thứ nhất là “Thông tin chung về cơ sở” và nhập các nội dung theo yêu cầu của hệ thống.

Thông tin cần được đối chiếu với hồ sơ và tình trạng thực tế của cơ sở. Người khai nên kiểm tra kỹ:

• Tên và địa chỉ cơ sở;
• Mã cơ sở;
• Thông tin người đứng đầu;
• Cơ quan hoặc tổ chức trực tiếp quản lý;
• Lĩnh vực, ngành nghề hoạt động;
• Quy mô và tính chất hoạt động;
• Thông tin công trình;
• Lực lượng và phương tiện PCCC;
• Các nội dung khác được yêu cầu trên phiếu.

Sau khi hoàn thành từng phần, người thực hiện chọn “Lưu” để tránh mất dữ liệu đã nhập.

Cơ sở phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin đã khai báo. Vì vậy, người thực hiện không nên nhập theo ước tính hoặc sao chép dữ liệu từ hồ sơ cũ khi cơ sở đã thay đổi.

Bước 4: Kiểm tra và gửi phiếu

Sau khi nhập đầy đủ thông tin, người thực hiện mở lại phiếu để kiểm tra.

Nếu phát hiện thông tin chưa đúng hoặc chưa đầy đủ, người thực hiện chọn chức năng chỉnh sửa và hoàn thiện phiếu trước khi gửi.

Khi dữ liệu đã chính xác, người thực hiện chọn “Gửi phiếu”. Hệ thống sẽ hiển thị thông báo gửi phiếu thành công sau khi tiếp nhận dữ liệu.

Doanh nghiệp nên chụp lại màn hình xác nhận hoặc lưu thông tin về thời gian gửi phiếu. Tài liệu này giúp cơ sở theo dõi quá trình khai báo và xuất trình khi cần thiết.

Checklist sau khi hoàn thành khai báo

Sau khi gửi phiếu, người đứng đầu cơ sở nên kiểm tra lại các nội dung sau:

• Hệ thống đã hiển thị thông báo gửi phiếu thành công;
• Phiếu đã được gửi bằng đúng tài khoản của cơ sở;
• Thông tin khai báo thống nhất với hồ sơ thực tế;
• Dữ liệu về người đứng đầu, công năng và quy mô không bị sai;
• Bản chụp hoặc tài liệu xác nhận đã được lưu;
• Người phụ trách đã được giao theo dõi và cập nhật dữ liệu.

Khi cơ sở có thay đổi so với thông tin đã khai báo, doanh nghiệp cần đăng nhập lại hệ thống để cập nhật theo thời hạn quy định. Cơ sở không nên sử dụng một phiếu cũ trong khi công năng, quy mô, người đứng đầu hoặc thiết bị PCCC đã thay đổi.

Lưu ý khi thực hiện khai báo dữ liệu phòng cháy chữa cháy

Hướng dẫn trên được áp dụng cho các cơ sở thuộc diện quản lý về PCCC theo quy định. Việc khai báo dữ liệu không thay thế thủ tục thẩm định thiết kế, nghiệm thu PCCC hoặc các nghĩa vụ khác mà cơ sở phải thực hiện.

Mỗi cơ sở được quản lý bằng mã riêng. Nếu doanh nghiệp có nhiều địa điểm, nhà xưởng hoặc cơ sở phụ thuộc, người đứng đầu nên liên hệ cán bộ PCCC phụ trách để xác định cách khai báo phù hợp cho từng địa điểm.

Nếu hệ thống không đăng nhập được, chưa có mã cơ sở hoặc chưa được cấp mật khẩu lần đầu, doanh nghiệp cần liên hệ cán bộ PCCC phụ trách. Doanh nghiệp không nên khai báo bằng tài khoản mượn hoặc sử dụng thông tin của cơ sở khác.

Câu hỏi thường gặp

Mọi doanh nghiệp đều phải khai báo dữ liệu PCCC đúng không?

Không phải mọi doanh nghiệp đều phải khai báo dữ liệu về phòng cháy, chữa cháy theo quy định. Nghĩa vụ khai báo áp dụng đối với cơ sở thuộc Phụ lục I Nghị định 105/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần đối chiếu loại hình và quy mô thực tế.

Khai báo thiếu thông tin có bị xử phạt không?

Có. Cá nhân khai báo không đầy đủ thông tin của cơ sở có thể bị cảnh cáo hoặc phạt từ 500.000 đồng đến 1 triệu đồng. Tổ chức có cùng hành vi có thể bị áp dụng mức gấp đôi.

Thông tin thay đổi bao lâu phải cập nhật?

Cơ sở phải hoàn thành việc cập nhật trong thời gian không quá 03 ngày kể từ khi có thay đổi so với thông tin đã khai báo.

Nghiệm thu xong có thể đưa công trình vào hoạt động ngay không?

Chủ đầu tư cần kiểm tra đầy đủ các nghĩa vụ. Theo nội dung được sửa đổi bởi Nghị định 347/2026/NĐ-CP, chủ đầu tư phải khai báo trên hệ thống cơ sở dữ liệu PCCC và truyền tin báo cháy trước khi đưa công trình vào hoạt động.

Khai báo dữ liệu PCCC không chỉ là thao tác nhập thông tin lên hệ thống. Cơ sở phải xác định đúng đối tượng, chuẩn bị dữ liệu thống nhất với hiện trạng, khai báo đúng thời hạn và cập nhật khi có thay đổi.

Trước khi thực hiện, doanh nghiệp nên rà soát đồng thời hồ sơ pháp lý, hồ sơ thẩm định, tài liệu nghiệm thu, phương tiện PCCC và tình trạng kết nối truyền tin báo cháy. Việc chuẩn bị kỹ giúp hạn chế khai sai, khai thiếu và giảm rủi ro khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Xem thêm: Miễn giấy phép kinh doanh