Chữ Ký Số Là Gì? Những Quy Định Mà Doanh Nghiệp Cần Nắm

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, chữ ký số đã trở thành công cụ không thể thiếu trong hoạt động quản lý và giao dịch của các doanh nghiệp. Không chỉ giúp xác thực danh tính trong môi trường số, chữ ký số còn được pháp luật quy định rõ ràng nhằm đảm bảo tính minh bạch và an toàn thông tin. Vậy chữ ký số là gì và đâu là những quy định mà doanh nghiệp cần lưu ý? Hãy cùng Việt Long khám phá trong nội dung sau đây nhé!

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số hay là một hình thức chữ ký điện tử được tạo ra bằng công nghệ mã hóa khóa công khai, trong đó bao gồm một cặp khóa: khóa riêng để ký và khóa công khai để xác minh. Theo Luật Giao dịch điện tử năm 2023 (khoản 12, Điều 3), chữ ký số có chức năng đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và không thể chối bỏ của dữ liệu, tuy nhiên không đảm bảo tính bảo mật của nội dung truyền tải.

Nói cách khác, đây là phiên bản điện tử của chữ ký truyền thống hoặc con dấu tổ chức, được sử dụng trong các giao dịch trực tuyến và có giá trị pháp lý rõ ràng theo quy định của pháp luật hiện hành.

Đặc điểm của chữ ký số là gì?

Khi tìm hiểu về chữ ký số, các tổ chức/doanh nghiệp cần nắm rõ 5 tính chất nổi bật sau:

• Xác minh danh tính: Nhờ vào chứng thư số đi kèm, chữ ký số có khả năng xác nhận chính xác người ký là ai – đảm bảo tính tin cậy trong mọi giao dịch điện tử.

• An toàn thông tin: Với hệ thống mã hóa gồm khóa công khai và khóa riêng, chữ ký số đảm bảo dữ liệu không bị truy cập trái phép hay rò rỉ thông tin.

• Giữ nguyên nội dung: Một khi văn bản được ký số, nội dung sẽ không thể bị chỉnh sửa bởi bên thứ ba, đảm bảo tính nguyên vẹn trong quá trình truyền tải.

• Không thể chối bỏ: Đã ký là không thể phủ nhận. Chữ ký số có giá trị pháp lý như chữ ký tay và không thể bị xóa hay sửa đổi sau khi đã áp dụng.

Mô hình hoạt động của chữ ký số

Chữ ký số là một công nghệ bảo mật dựa trên nền tảng mã hóa hiện đại, giúp xác nhận danh tính và đảm bảo toàn vẹn dữ liệu trong giao dịch điện tử. Một chữ ký số hoàn chỉnh thường bao gồm ba yếu tố cơ bản:

• Chứng thư số (Digital Certificate): Đây là thông tin định danh của người sử dụng, bao gồm khóa công khai dùng để kiểm tra chữ ký, tên tổ chức cung cấp (CA), thời gian cấp và thời hạn hiệu lực.

• Cặp khóa mã hóa: Gồm hai khóa riêng biệt – khóa riêng do người ký giữ và dùng để tạo chữ ký, trong khi khóa công khai được chia sẻ để đối chiếu, xác minh tính hợp lệ.

• Thuật toán băm (Hash): Giúp tạo ra một mã tóm lược duy nhất cho nội dung tài liệu, từ đó đảm bảo nội dung không bị chỉnh sửa hay thay đổi trái phép.

Nguyên lý hoạt động của chữ ký số

• Khi cá nhân hoặc tổ chức thực hiện ký số, hệ thống sẽ mã hóa dữ liệu bằng thuật toán băm, sau đó dùng khóa riêng để tạo chữ ký.
• Người nhận tài liệu sẽ sử dụng khóa công khai tương ứng để xác minh.
• Việc ký số thường được thực hiện qua thiết bị bảo mật chuyên dụng như USB Token, giúp chứng thực tính chính danh và bảo mật tuyệt đối cho văn bản điện tử.

Quy định về việc sử dụng chữ ký số

Chữ ký số được các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (đơn vị) sử dụng để ký vào các văn bản trong giao dịch điện tử.

(1) Chữ ký số phải gắn kèm văn bản điện tử sau khi ký số. Điều này giúp đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của văn bản trong suốt quá trình trao đổi, xử lý và lưu trữ.

(2) Danh mục tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số ban hành kèm theo Thông tư số 16/2019/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông.

(3) Nghị định số 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, bao gồm việc quản lý, cung cấp và sử dụng chữ ký số, chứng thư số.

Chữ ký số có giá trị pháp lý tương tự chữ ký tay nếu đảm bảo các điều kiện an toàn theo quy định của pháp luật.

Top 4 dạng chữ ký số được sử dụng phổ biến hiện nay

Chữ ký số hiện nay được chia thành 4 dạng chính dựa trên cách thức lưu trữ và mức độ an toàn. Mỗi loại đều có đặc điểm riêng, phù hợp với từng nhu cầu sử dụng và yêu cầu bảo mật khác nhau trong doanh nghiệp.

Chữ ký số USB Token

Chữ ký số USB Token là một thiết bị phần cứng nhỏ gọn, tương tự như một chiếc USB thông thường, trong đó lưu trữ thông tin chứng thư số của doanh nghiệp hoặc cá nhân. Loại chữ ký số này hiện đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều hoạt động giao dịch điện tử.

Để vận hành, người dùng chỉ cần cài đặt phần mềm hỗ trợ ký số và kết nối thiết bị USB Token với máy tính. Sau đó, thông qua việc nhập mã PIN cá nhân, người dùng có thể xác thực danh tính và tiến hành ký số cho các giao dịch như khai thuế, hải quan hoặc ký hợp đồng online một cách nhanh chóng và bảo mật.

Chữ ký số HSM

Chữ ký số HSM (Hardware Security Module) là một phương thức sử dụng thiết bị HSM để lưu trữ khóa riêng và chứng thư số, mang đến khả năng bảo mật cao cho các giao dịch điện tử. Thiết bị này có thể được tích hợp vào các ứng dụng chữ ký số yêu cầu xử lý nhanh chóng và bảo mật, giúp thực hiện việc xác thực và mã hóa dữ liệu ngay lập tức.

Hiện nay, HSM thường được chế tạo dưới dạng thẻ PCMCIA hoặc card PCI, có thể kết nối trực tiếp vào máy tính hoặc thiết bị độc lập. Ưu điểm vượt trội của chữ ký số HSM là khả năng thực hiện hàng nghìn chữ ký cùng lúc, khác biệt so với các phương pháp khác như USB Token, chỉ hỗ trợ 4-5 chữ ký mỗi lần.

Chữ ký số SmartCard

Chữ ký số SmartCard là một giải pháp ký số mới, khác biệt hoàn toàn với USB Token và HSM, khi được tích hợp trực tiếp vào sim điện thoại di động. Điều này giúp người dùng có thể thực hiện việc ký số một cách nhanh chóng và thuận tiện ngay trên điện thoại mọi lúc, mọi nơi.

Tuy nhiên, chữ ký số SmartCard cũng có một số nhược điểm đáng chú ý. Một trong những hạn chế lớn nhất là nó phụ thuộc vào loại sim mà nhà cung cấp lựa chọn và trong trường hợp thuê bao không có sóng hoặc nằm ngoài vùng phủ sóng, người dùng có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện ký số hoặc gặp tình trạng ký số chậm.

Chữ ký số từ xa

Chữ ký số từ xa (Remote Signature) là một công nghệ tiên tiến sử dụng nền tảng điện toán đám mây để thực hiện ký số từ bất kỳ đâu và trên mọi thiết bị như điện thoại, máy tính bảng hay laptop. Với chữ ký số này, người dùng có thể ký các tài liệu và hợp đồng trực tuyến một cách linh hoạt, tiết kiệm thời gian và công sức.

Tuy nhiên, mặc dù tiềm năng ứng dụng lớn, chữ ký số từ xa vẫn chưa được phổ biến rộng rãi do các vấn đề về bảo mật dữ liệu đang được các nhà cung cấp tiếp tục nghiên cứu và cải tiến.

Trên đây là những thông tin về khái niệm chữ ký số và một số dạng chữ ký số phổ biến. Mong rằng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các quy định liên quan đến chữ ký số. Nếu có bất kỳ câu hỏi hay cần hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại liên hệ với Công ty TNHH Việt Long VID để được giải đáp chi tiết.

• Địa chỉ: Số 385/2A Nguyễn Chí Thanh, tổ 67, khu 7, Phường Tương Bình Hiệp, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương
• Hotline: 0911882040
• Email: vietlongvid@gmail.com

Một số câu hỏi liên quan

1. Chữ ký số có bắt buộc không?

Mặc dù chưa có quy định pháp lý yêu cầu mọi cá nhân và tổ chức phải sử dụng chữ ký số, nhưng trong một số tình huống cụ thể, doanh nghiệp vẫn cần áp dụng chữ ký số. 

• Khi thực hiện kê khai thuế, nộp tờ khai và thanh toán thuế (theo Điều 17, Khoản 10 của Luật Quản lý thuế 2019)

• Khi sử dụng hóa đơn điện tử (theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Khoản 7, Điều 10)

• Khi thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội qua mạng (theo Điều 4 Quyết định số 838/QĐ-BHXH)

2. Đối tượng sử dụng chữ ký số là ai?

Chữ ký số hiện nay được sử dụng rộng rãi bởi cá nhân và tổ chức. Mỗi đối tượng có những mục đích và ứng dụng khác nhau khi sử dụng chữ ký số, cụ thể như sau:

• Chữ ký số cho cá nhân hoặc cá nhân trong tổ chức/doanh nghiệp: Sử dụng chủ yếu để thực hiện các thủ tục hành chính như khai báo thuế thu nhập cá nhân, đăng ký kinh doanh, ký hợp đồng lao động với các công ty,…

• Chữ ký số cho doanh nghiệp và tổ chức: Áp dụng trong việc kê khai và nộp thuế, đăng ký bảo hiểm xã hội, khai nộp thuế hải quan. Ngoài ra, các tổ chức cũng sử dụng chữ ký số trong các giao dịch nội bộ, ký hợp đồng đối soát, chuyển khoản ngân hàng, và các mục đích khác liên quan đến hoạt động kinh doanh.

3. Chữ ký số có hết hạn không?

Chữ ký số được cấp với thời gian sử dụng nhất định. Sau khi hết thời gian hiệu lực, nếu không thực hiện gia hạn, chữ ký số sẽ không còn hiệu lực và không thể sử dụng tiếp.