Tất Tần Tật Về Thủ Tục Và Hồ Sơ Khai Thuế Ban Đầu Cho Doanh Nghiệp Mới

Việc đăng ký và kê khai thuế ban đầu đóng vai trò then chốt đối với các doanh nghiệp vừa mới đi vào hoạt động. Thực tế cho thấy, không ít kế toán viên còn lúng túng khi thực hiện các bước thủ tục liên quan. Trong bài viết này, Việt Long VID sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về thủ tục cũng như hồ sơ khai thuế ban đầu cho doanh nghiệp mới, giúp quá trình thực hiện trở nên thuận lợi hơn và hạn chế tối đa những sai sót phát sinh khi đăng ký.

Kê khai thuế ban đầu là gì?

Kê khai thuế ban đầu được hiểu là thủ tục bắt buộc mà doanh nghiệp phải tiến hành ngay sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nhằm thông báo và đăng ký các thông tin cần thiết với cơ quan thuế quản lý. Đây là bước khởi đầu để hình thành hồ sơ khai thuế ban đầu của doanh nghiệp cũng như cung cấp những thông tin liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất – kinh doanh. Việc thực hiện đúng và đầy đủ thủ tục này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật về thuế mà còn góp phần bảo vệ quyền lợi hợp pháp, tạo điều kiện áp dụng các chính sách ưu đãi thuế và hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động sau này.

Hậu quả của việc không thực hiện kê khai thuế ban đầu

Trong trường hợp doanh nghiệp không tiến hành kê khai thuế ban đầu hoặc nộp hồ sơ khai thuế ban đầu không đúng thời hạn theo quy định, nhiều rủi ro pháp lý có thể phát sinh. Trước hết, doanh nghiệp có khả năng bị xử phạt vi phạm hành chính, thậm chí bị tạm ngừng hoạt động nếu mức độ vi phạm nghiêm trọng. Bên cạnh đó, việc thiếu thông tin kê khai ngay từ đầu sẽ gây trở ngại trong quá trình thực hiện các giao dịch tài chính, cũng như làm giảm khả năng tham gia đấu thầu các dự án.

Hồ sơ khai thuế ban đầu đối với doanh nghiệp mới thành lập

Đối với doanh nghiệp mới đi vào hoạt động, việc lập và nộp hồ sơ khai thuế ban đầu là bước bắt buộc nhằm đảm bảo tính hợp pháp và thực hiện đúng nghĩa vụ thuế theo quy định hiện hành. Một bộ hồ sơ khai thuế ban đầu đầy đủ sẽ bao gồm các giấy tờ sau:

• Quyết định bổ nhiệm chức danh giám đốc doanh nghiệp.
• Quyết định bổ nhiệm kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán).
• Văn bản đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định.
• Tờ khai đăng ký áp dụng hình thức kế toán và phương pháp sử dụng hóa đơn.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Bản photo Căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật.
• Phiếu đăng ký thông tin liên hệ và trao đổi thông tin với doanh nghiệp.
• Giấy ủy quyền trong trường hợp doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện việc nộp hồ sơ.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị 2 bộ hồ sơ khi nộp. Trong đó, 01 bộ được lưu tại Cơ quan thuế, 01 bộ doanh nghiệp giữ lại sau khi đã được cơ quan thuế tiếp nhận và đóng dấu xác nhận.

Thủ tục thực hiện hồ sơ khai thuế ban đầu

Đối với doanh nghiệp mới đi vào hoạt động, việc hoàn tất hồ sơ khai thuế ban đầu là bước bắt buộc nhằm đưa doanh nghiệp vào hệ thống quản lý thuế. Trình tự thực hiện thủ tục kê khai thuế ban đầu được triển khai theo các bước cụ thể như sau:

Chuẩn bị chữ ký số

• Chữ ký số: Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn các nhà cung cấp lớn như Viettel, VNPT, Mobiphone hoặc BKAV,… để đảm bảo hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và ổn định trong quá trình sử dụng.
• Hóa đơn điện tử: Một số nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín trên thị trường hiện nay có thể kể đến như Viettel, Easyinvoice, BKAV, Misa, VNPT, Mobiphone Invoice,…
• Tài khoản ngân hàng: Doanh nghiệp được phép mở tài khoản tại bất kỳ ngân hàng nào phù hợp, tuy nhiên sau khi mở tài khoản, doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày mở tài khoản.

Đăng ký tài khoản thuế điện tử cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin Thuế điện tử tại địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn và chọn chức năng “Đăng ký”, sau đó thực hiện theo hướng dẫn của hệ thống. Trong quá trình đăng ký, hệ thống sẽ yêu cầu cắm chữ ký số để ký xác nhận thông tin.

Sau khi hoàn tất, Tổng cục Thuế sẽ cấp cho doanh nghiệp tài khoản thuế điện tử với thông tin như sau:

• Tên đăng nhập: Mã số thuế – QL
• Mật khẩu: Mật khẩu do doanh nghiệp thiết lập khi đăng ký

Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu tại cơ quan thuế quản lý

• Doanh nghiệp chuẩn bị 02 bộ hồ sơ khai thuế ban đầu theo hướng dẫn:
  • 01 bộ nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp
  • 01 bộ có xác nhận, đóng dấu của cơ quan thuế để lưu tại doanh nghiệp
• Địa điểm nộp hồ sơ: Chi cục Thuế quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính

Trường hợp doanh nghiệp thuộc diện quản lý của Cục Thuế tỉnh/thành phố, hồ sơ sẽ nộp tại Cục Thuế tương ứng với địa chỉ trụ sở chính

Đăng ký phương pháp kê khai thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Doanh nghiệp thực hiện đăng ký phương pháp tính thuế GTGT trực tuyến tại thuedientu.gdt.gov.vn. Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp:

• Phương pháp trực tiếp
• Phương pháp khấu trừ

Về kỳ kê khai thuế GTGT, doanh nghiệp có thể chọn kê khai theo tháng hoặc quý. Đối với doanh nghiệp mới thành lập, hình thức kê khai theo quý thường được áp dụng phổ biến.

Thực hiện nộp tờ khai lệ phí môn bài

Căn cứ Khoản 1 Điều 10 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp mới thành lập phải nộp tờ khai lệ phí môn bài chậm nhất ngày 30/01 của năm liền kề sau năm thành lập hoặc bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh. Tuy nhiên, trên thực tế vẫn có một số cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp nộp tờ khai ngay sau khi thành lập.

Trong năm đầu tiên thành lập, doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài. Từ năm thứ hai trở đi, mức lệ phí áp dụng như sau:

• 2.000.000 đồng/năm đối với doanh nghiệp có vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống
• 3.000.000 đồng/năm đối với doanh nghiệp có vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng

Thực hiện phát hành hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 và Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021, kể từ 01/04/2022, toàn bộ doanh nghiệp tại 34 tỉnh, thành phố trên cả nước bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Do đó, sau khi thành lập, cơ quan thuế thường yêu cầu doanh nghiệp nhanh chóng đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử.

Sau khi mua hóa đơn điện tử, doanh nghiệp làm việc với nhà cung cấp để thiết kế mẫu hóa đơn (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế), đồng thời lập Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 gửi đến cơ quan thuế. Trong vòng 01-02 ngày kể từ khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp có thể tiến hành xuất hóa đơn điện tử.

Đăng ký nộp thuế điện tử sau khi hoàn tất hồ sơ khai thuế ban đầu

Bước đăng ký khai thuế điện tử chỉ được thực hiện khi doanh nghiệp đã có đầy đủ:

• Chữ ký số
• Tài khoản thuế điện tử
• Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Hiện nay, phần lớn cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp thực hiện nộp thuế điện tử nhằm thuận tiện cho công tác quản lý. Hình thức này giúp doanh nghiệp chủ động nộp các loại thuế như lệ phí môn bài, thuế GTGT, thuế TNDN… trực tiếp từ tài khoản ngân hàng mà không cần đến Kho bạc Nhà nước.

Dịch vụ hỗ trợ hồ sơ khai thuế ban đầu tại Việt Long VID

Với các doanh nghiệp vừa thành lập, việc thực hiện thủ tục và chuẩn bị hồ sơ khai thuế ban đầu thường gây nhiều bỡ ngỡ, không biết nên bắt đầu từ đâu và thực hiện như thế nào cho đúng quy định. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể lựa chọn dịch vụ khai thuế ban đầu trọn gói tại Việt Long VID cung cấp để tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.

Chi tiết dịch vụ sẽ bao gồm:

• Chi phí trọn gói: Liên hệ để được tư vấn chi tiết qua 0911 882 040.
• Thời gian xử lý và hoàn tất thủ tục không quá 03 ngày làm việc.
• Tư vấn, hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký chữ ký số và hóa đơn điện tử.
• Hỗ trợ mở tài khoản ngân hàng và phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp.
• Soạn thảo đầy đủ hồ sơ khai thuế ban đầu, sắp xếp và mang đến tận nơi để doanh nghiệp ký xác nhận.
• Thay mặt doanh nghiệp nộp hồ sơ và làm việc trực tiếp với cơ quan thuế, đồng thời nhận kết quả theo quy định.
• Bàn giao toàn bộ kết quả hoàn thành tận nơi cho doanh nghiệp sau khi kết thúc thủ tục.

Qua bài viết này, mong rằng các doanh nghiệp mới thành lập, hộ kinh doanh cũng như cá nhân đã có cái nhìn đầy đủ và rõ ràng hơn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ khai thuế ban đầu, từ đó thực hiện thủ tục đăng ký thuế đúng quy định pháp luật và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh. Trường hợp cần tư vấn thêm hoặc còn vướng mắc trong quá trình thực hiện, vui lòng liên hệ Việt Long VID để được hỗ trợ chi tiết và kịp thời.

• Địa chỉ: Số 385/2A Nguyễn Chí Thanh, tổ 67, khu 7, Phường Tương Bình Hiệp, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương
• Hotline: 0911882040
• Email: vietlongvid@gmail.com