Mã Số Mã Vạch Là Gì? Tại Sao Doanh Nghiệp Phải Đăng Ký Số Mã Vạch?

Trong thời đại số hóa và chuỗi cung ứng hiện đại, mã số mã vạch không chỉ giúp quản lý hàng hóa hiệu quả mà còn là yếu tố quan trọng trong việc khẳng định tính minh bạch và chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Mặc dù pháp luật không bắt buộc mọi tổ chức phải đăng ký mã vạch, nhưng nếu doanh nghiệp sử dụng mã này trên sản phẩm, việc đăng ký với cơ quan chức năng là yêu cầu bắt buộc. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về mã số mã vạch là gì, đồng thời hướng dẫn các bước cần thiết để thực hiện thủ tục đăng ký đúng quy định.

Mã số mã vạch là gì?

Mã số mã vạch (MSMV) là một hệ thống nhận diện sản phẩm được thiết kế để máy móc dễ dàng quét và xử lý. Theo quy định tại Điều 3 của Quyết định 15/VBHN-BKHCN:

• Mã số là chuỗi các chữ số dùng để nhận diện hàng hóa, địa điểm hoặc đơn vị tổ chức.
• Mã vạch là phần thể hiện mã số này dưới dạng các vạch đen trắng song song để thiết bị quét có thể đọc được.

Nói cách khác, MSMV là sự kết hợp giữa dãy số định danh và hình ảnh mã vạch tương ứng, giúp sản phẩm có một “chứng minh nhân dân” riêng biệt. MSMV không phản ánh đặc điểm chi tiết của hàng hóa mà chỉ đơn thuần là công cụ giúp phân biệt và truy xuất nguồn gốc.

Tại Việt Nam, hệ thống mã số mã vạch đang được áp dụng phổ biến là chuẩn EAN với hai loại chính: EAN-13 (13 chữ số) và EAN-8 (8 chữ số), do tổ chức GS1 Việt Nam quản lý. Việc sử dụng MSMV giúp tăng cường hiệu quả quản lý kho, kiểm soát hàng hóa và hỗ trợ hoạt động phân phối, bán lẻ một cách chính xác và nhanh chóng.

Cách hiểu và đọc mã số mã vạch chính xác

Khi tìm hiểu mã số mã vạch là gì, bạn cũng nên biết cách đọc và nhận diện thông tin trên mã. Việc quét mã hiện nay rất phổ biến, có thể thực hiện bằng thiết bị chuyên dụng tại siêu thị, cửa hàng hoặc sử dụng ứng dụng quét mã trên điện thoại như ICheck Scanner, Barcode Việt, QR Code Reader… giúp kiểm tra sản phẩm nhanh chóng và tiện lợi.

Ngoài ra, có thể đọc mã thủ công theo thứ tự từ trái sang phải. Cấu trúc mã bao gồm:

• Mã quốc gia: thể hiện nơi sản xuất, ví dụ mã 893 là của Việt Nam.

• Mã doanh nghiệp: do tổ chức GS1 Việt Nam cấp cho từng doanh nghiệp.

• Mã mặt hàng: do doanh nghiệp quy định riêng cho từng sản phẩm, mỗi mã là duy nhất.

• Số kiểm tra: giúp xác minh độ chính xác của dãy số, tính toán dựa theo quy tắc riêng dựa trên 12 hoặc 7 số đứng trước.

Lý do doanh nghiệp nên đăng ký mã số mã vạch là gì?

Khi đăng ký mã số mã vạch, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo nền tảng để phát triển lâu dài. Dưới đây là 5 lợi ích tiêu biểu:

Tối ưu việc quản lý sản phẩm và kho hàng

Với các doanh nghiệp sở hữu số lượng lớn sản phẩm đa dạng, mã số mã vạch giúp kiểm soát hàng tồn kho, xuất nhập nhanh chóng và chính xác. Nhờ việc số hoá quy trình, doanh nghiệp không còn phụ thuộc vào việc ghi chép thủ công tốn kém và dễ nhầm lẫn.

Chống hàng giả, xác minh nguồn gốc sản phẩm

Mỗi mã vạch đều mang thông tin riêng biệt, từ đó giúp người tiêu dùng kiểm tra xuất xứ, phát hiện hàng giả dễ dàng hơn. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp tạo lòng tin với khách hàng và bảo vệ thương hiệu trong thị trường cạnh tranh khốc liệt.

Đáp ứng yêu cầu phân phối vào hệ thống bán lẻ

Hiện nay, hầu hết siêu thị, trung tâm thương mại đều yêu cầu hàng hóa có mã vạch mới được đưa lên kệ. Vì vậy, việc đăng ký và in mã số mã vạch là điều kiện bắt buộc nếu doanh nghiệp muốn mở rộng kênh phân phối hiện đại.

Đẩy mạnh tốc độ bán hàng và phục vụ khách

Hệ thống mã vạch giúp quầy thanh toán hoạt động nhanh chóng hơn nhờ máy quét mã, giảm thời gian chờ đợi cho khách và hạn chế sai sót trong quá trình tính tiền, xuất hoá đơn. Tại nhiều quốc gia phát triển, mã vạch còn là công cụ hỗ trợ khách tự thanh toán mà không cần nhân viên.

Giảm chi phí vận hành, tăng hiệu quả kinh doanh

Việc ứng dụng mã số mã vạch giúp giảm thiểu chi phí nhân sự, thời gian kiểm kê và xử lý hàng hóa. Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu nguồn lực, tăng hiệu suất công việc và cải thiện lợi nhuận đáng kể.

Thủ tục đăng ký mã số mã vạch

Sau khi tìm hiểu mã số mã vạch là gì, doanh nghiệp cần nắm rõ các bước đăng ký theo quy định để đảm bảo sản phẩm được phép lưu hành hợp pháp trên thị trường. Cụ thể, quy trình đăng ký mã số mã vạch bao gồm:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ đăng ký

Theo Nghị định số 74/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu sau:

• Mẫu đơn đăng ký sử dụng mã số mã vạch theo quy định

• Bảng liệt kê chi tiết danh mục sản phẩm cần gắn mã

• Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật)

• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Bước 2: Thực hiện kê khai thông tin qua Cổng thông tin điện tử

Doanh nghiệp tiến hành tạo tài khoản và điền đầy đủ thông tin cần thiết trên Cổng thông tin quản lý mã số mã vạch của GS1 Việt Nam

Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký

Hồ sơ sau khi kê khai cần được gửi đến Văn phòng GS1 thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

• Phương thức nộp hồ sơ: trực tiếp tại văn phòng hoặc thông qua bưu điện

• Phí đăng ký: doanh nghiệp cần nộp lệ phí đăng ký và duy trì năm đầu tiên theo Thông tư 232/2016/TT-BTC

• Hình thức thanh toán: chuyển khoản hoặc nộp tiền mặt đều được chấp nhận

Bước 4: Nhận mã số mã vạch tạm thời

Trong vòng 5 đến 7 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ và hoàn tất lệ phí, doanh nghiệp sẽ được cấp mã số mã vạch tạm thời. Mã này được gửi qua email và hiển thị trên hệ thống để doanh nghiệp có thể sử dụng in trên bao bì sản phẩm.

Bước 5: Kê khai thông tin chi tiết cho từng sản phẩm

Sau khi có mã, doanh nghiệp đăng nhập tài khoản đã đăng ký để nhập đầy đủ thông tin về từng sản phẩm trên hệ thống.

Lưu ý: Hệ thống có thể tự động sinh mã cho từng sản phẩm dựa trên dữ liệu đã cung cấp.

Bước 6: Nhận Giấy chứng nhận chính thức

Khoảng một tháng sau khi được cấp mã số mã vạch tạm thời, doanh nghiệp có thể đến Văn phòng GS1 để nhận bản gốc Giấy chứng nhận mã số mã vạch. Giấy chứng nhận này có giá trị pháp lý để chứng minh sản phẩm đã được gắn mã hợp lệ theo quy định của pháp luật.

Có bắt buộc doanh nghiệp đăng ký mã số mã vạch không?

Theo quy định hiện hành, việc đăng ký mã số mã vạch không phải là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả doanh nghiệp. Tùy vào mục tiêu kinh doanh và chiến lược nhận diện sản phẩm, doanh nghiệp có thể tự quyết định việc sử dụng mã số, mã vạch trên bao bì hoặc nhãn hàng hóa.

Tuy nhiên, theo Điều 32 Nghị định 119/2017/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp đã lựa chọn áp dụng mã số mã vạch trên sản phẩm thì cần phải thực hiện thủ tục đăng ký với Tổng cục Đo lường Chất lượng – Bộ Khoa học và Công nghệ. Việc sử dụng mã số mã vạch mà không đăng ký hợp lệ có thể dẫn đến mức xử phạt hành chính từ 2 đến 100 triệu đồng, tùy theo mức độ sai phạm.

Qua bài viết, bạn đã hiểu rõ mã số mã vạch là gì và vai trò quan trọng của nó trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc đăng ký mã số mã vạch không chỉ là xu hướng mà còn là bước đi cần thiết để doanh nghiệp nâng cao tính chuyên nghiệp, đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng tiếp cận người tiêu dùng. Nếu bạn cần hỗ trợ tư vấn pháp lý và thủ tục đăng ký mã số mã vạch, hãy liên hệ ngay với Việt Long VID để được đồng hành và hỗ trợ toàn diện.

• Địa chỉ: Số 385/2A Nguyễn Chí Thanh, tổ 67, khu 7, Phường Tương Bình Hiệp, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương
• Hotline: 0911882040
• Email: vietlongvid@gmail.com