Quy định về đăng ký doanh nghiệp, thủ tục thay đổi người đại diện pháp luật có nhiều sự thay đổi từ 01/07/2026. Do đó, doanh nghiệp cần lưu ý thêm những thay đổi về biểu mẫu và thủ tục hành chính được cập nhật theo quy định mới. Quyết định 2370/QĐ-BTC ngày 24/08/2026 đã công bố thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực thành lập và hoạt động của doanh nghiệp. Hãy tham khảo qua bài viết sau nhé!
Hồ sơ thay đổi người đại diện pháp luật gồm những gì?
Hồ sơ là nội dung doanh nghiệp cần chuẩn bị đầu tiên khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện. Thành phần hồ sơ có thể khác nhau tùy loại hình doanh nghiệp và trường hợp thay đổi cụ thể.
Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật
Doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật theo biểu mẫu hiện hành. Từ ngày 21/08/2026, Thông tư 121/2026/TT-BTC đã thay thế một số biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp, trong đó có Mẫu số 12 về đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần kê khai thông tin chính xác theo hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp. Thông tin của người đại diện mới cũng cần được kê khai thống nhất với giấy tờ pháp lý của cá nhân.
Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi
Doanh nghiệp cần có nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Loại văn bản cần chuẩn bị phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và trường hợp thay đổi.
Đối với công ty TNHH một thành viên, chủ sở hữu công ty quyết định việc thay đổi người đại diện theo pháp luật. Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, Hội đồng thành viên quyết định việc thay đổi theo thẩm quyền.
Đối với công ty cổ phần, Đại hội đồng cổ đông quyết định trong trường hợp việc thay đổi làm thay đổi nội dung Điều lệ ngoài thông tin cá nhân và chữ ký của người đại diện theo pháp luật. Hội đồng quản trị quyết định nếu việc thay đổi không làm thay đổi nội dung Điều lệ ngoài thông tin cá nhân và chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
Doanh nghiệp cần kiểm tra Điều lệ trước khi ban hành nghị quyết hoặc quyết định. Việc kiểm tra này giúp doanh nghiệp xác định đúng cơ quan có thẩm quyền quyết định.
Quy trình thủ tục thay đổi người đại diện từ 24/08/2026
Từ ngày 24/08/2026, doanh nghiệp cần lưu ý quy trình thủ tục hành chính được công bố theo Quyết định 2370/QĐ-BTC. Quyết định này công bố 32 thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung trong lĩnh vực thành lập và hoạt động của doanh nghiệp. Trong đó có thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH và công ty cổ phần.
Bước 1: Kiểm tra điều kiện của người đại diện mới
Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện của người dự kiến giữ chức vụ người đại diện theo pháp luật. Người đại diện theo pháp luật phải là cá nhân và không thuộc trường hợp bị cấm thành lập, quản lý doanh nghiệp theo quy định pháp luật.
Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra quy định trong Điều lệ về số lượng người đại diện theo pháp luật và chức danh của người đại diện. Việc kiểm tra trước giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót khi lập hồ sơ.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi
Sau khi xác định người đại diện mới, doanh nghiệp cần lập hồ sơ đăng ký thay đổi. Hồ sơ cần thể hiện chính xác thông tin doanh nghiệp và thông tin của người đại diện mới.
Theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH và công ty cổ phần gồm giấy đề nghị đăng ký thay đổi và nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi theo từng trường hợp.
Bước 3: Nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh
Doanh nghiệp gửi hồ sơ đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục theo phương thức được cơ quan đăng ký kinh doanh công bố.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho doanh nghiệp.
Bước 4: Nhận kết quả đăng ký thay đổi
Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh thực hiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh thông báo nội dung cần sửa đổi hoặc bổ sung.
Doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin trên kết quả đăng ký sau khi hoàn tất thủ tục. Việc kiểm tra giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các sai lệch về họ tên, thông tin cá nhân hoặc chức danh của người đại diện.
Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật mất bao lâu?
Thời gian giải quyết là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện. Theo Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ thông báo nội dung cần sửa đổi, bổ sung.
Thời hạn 03 ngày làm việc được tính trên cơ sở hồ sơ được tiếp nhận và giải quyết theo quy định. Thời gian thực tế có thể kéo dài nếu hồ sơ có sai sót hoặc doanh nghiệp phải bổ sung thông tin.
Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ tính thời gian xử lý của cơ quan đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp nên dành thêm thời gian để kiểm tra Điều lệ, lập nghị quyết hoặc quyết định và chuẩn bị biểu mẫu trước khi nộp.
Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty trọn gói
Dịch vụ làm thủ tục thay đổi thông tin giấy phép kinh doanh
Thay đổi người đại diện theo pháp luật là một trong những nội dung có liên quan trực tiếp đến thông tin đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần thực hiện đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi.
Dịch vụ làm thủ tục thay đổi thông tin giấy phép kinh doanh có thể hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra hồ sơ, xác định biểu mẫu và chuẩn bị giấy tờ theo từng loại hình doanh nghiệp. Đơn vị thực hiện dịch vụ cũng có thể hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tình trạng hồ sơ và xử lý yêu cầu sửa đổi nếu phát sinh.
Doanh nghiệp nên cung cấp thông tin chính xác ngay từ đầu. Doanh nghiệp cũng nên xác định rõ người đại diện mới, chức danh và nội dung thay đổi trước khi lập hồ sơ.
Một quy trình dịch vụ chuyên nghiệp cần bắt đầu từ bước kiểm tra hồ sơ pháp lý hiện tại. Quy trình này giúp xác định doanh nghiệp có cần sửa Điều lệ hay không. Quy trình này cũng giúp xác định đúng cơ quan có thẩm quyền thông qua việc thay đổi.
Những lưu ý sau khi thay đổi người đại diện theo pháp luật
Sau khi hoàn tất thủ tục thay đổi người đại diện, doanh nghiệp không nên dừng việc rà soát ở Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thông tin của người đại diện có thể xuất hiện trong nhiều hồ sơ và hệ thống giao dịch khác của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên rà soát thông tin tại ngân hàng và các tài khoản giao dịch của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng nên kiểm tra chữ ký số, tài khoản giao dịch điện tử và các nền tảng mà người đại diện sử dụng để giao dịch.
Doanh nghiệp cần kiểm tra các hợp đồng đang thực hiện nếu hợp đồng có thông tin về người đại diện. Doanh nghiệp cũng nên rà soát giấy phép con nếu giấy phép chuyên ngành có ghi nhận thông tin người đại diện.
Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin với đối tác khi thông tin người đại diện có ảnh hưởng đến giao dịch. Việc cập nhật thông tin giúp hạn chế tranh chấp hoặc nhầm lẫn trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng.
Một lưu ý khác là doanh nghiệp cần phân biệt người đại diện theo pháp luật với chức danh Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Hai khái niệm này có thể trùng nhau nhưng không phải lúc nào cũng trùng nhau.
Câu hỏi thường gặp về thủ tục thay đổi người đại diện
Những câu hỏi dưới đây tập trung vào các trường hợp doanh nghiệp thường gặp khi thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật.
Người đại diện theo pháp luật có bắt buộc phải cư trú tại Việt Nam không?
Doanh nghiệp cần bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Quy định này không đồng nghĩa với việc mọi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đều phải cư trú tại Việt Nam.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần bảo đảm cơ cấu đại diện đáp ứng yêu cầu về người cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam và người này xuất cảnh, doanh nghiệp cần thực hiện việc ủy quyền theo quy định.
Doanh nghiệp nên kiểm tra vấn đề cư trú ngay khi lựa chọn người đại diện mới. Việc kiểm tra này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp có người đại diện là người nước ngoài.
Ai có thể bị từ chối khi bổ nhiệm làm người đại diện?
Doanh nghiệp không được bổ nhiệm người thuộc nhóm bị pháp luật cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp làm người đại diện theo pháp luật. Các trường hợp cụ thể được xác định theo Luật Doanh nghiệp và quy định có liên quan.
Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra năng lực hành vi dân sự và tình trạng pháp lý của người dự kiến được bổ nhiệm. Trường hợp người đại diện hiện tại thuộc các tình trạng đặc biệt như bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ thì doanh nghiệp cần áp dụng quy định tương ứng về thay đổi người đại diện. Nghị định 168/2025/NĐ-CP đã quy định riêng về hồ sơ trong những trường hợp này.
Thay đổi giám đốc có phải thay đổi người đại diện không?
Thay đổi Giám đốc không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với thay đổi người đại diện theo pháp luật. Hai chức danh này có thể do cùng một người đảm nhiệm nhưng doanh nghiệp cũng có thể phân công cho các cá nhân khác nhau tùy theo Điều lệ và cơ cấu quản lý.
Nếu Giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật thì việc thay đổi Giám đốc có thể dẫn đến việc phải thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật. Nếu Giám đốc không phải là người đại diện theo pháp luật thì doanh nghiệp không nhất thiết phải thực hiện thủ tục thay đổi người đại diện chỉ vì thay đổi Giám đốc.
Doanh nghiệp nên kiểm tra Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ trước khi thực hiện thay đổi. Việc kiểm tra này giúp doanh nghiệp xác định đúng thủ tục cần thực hiện.
Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật là thủ tục đăng ký doanh nghiệp có liên quan trực tiếp đến thông tin pháp lý và hoạt động giao dịch của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần kiểm tra người đại diện mới, thẩm quyền quyết định, hồ sơ và biểu mẫu trước khi nộp.
Từ tháng 8/2026, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các cập nhật từ Nghị định 296/2026/NĐ-CP, Thông tư 121/2026/TT-BTC và Quyết định 2370/QĐ-BTC. Các văn bản này là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi theo quy định hiện hành.
Nếu doanh nghiệp chưa chắc chắn người được bổ nhiệm có đáp ứng điều kiện hay chưa, doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ pháp lý trước khi ra quyết định thay đổi. Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế thời gian sửa đổi hồ sơ và giảm rủi ro trong quá trình đăng ký.
