Hướng Dẫn Thủ Tục Đóng Mã Số Thuế Cá Nhân, Doanh Nghiệp 2025

Khi một cá nhân không còn hoạt động kinh doanh hoặc doanh nghiệp quyết định giải thể, việc tiến hành thủ tục đóng mã số thuế là yêu cầu bắt buộc để chấm dứt nghĩa vụ thuế với cơ quan quản lý. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ các bước thực hiện đúng theo quy định mới nhất hiện hành. Trong bài viết này, Việt Long VID sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình đóng mã số thuế cá nhân và doanh nghiệp cập nhật mới nhất hiện nay để bạn dễ dàng thực hiện khi cần thiết.

Mã số thuế ( MST ) là gì?

Theo quy định tại Thông tư 95 của Bộ Tài chính, mã số thuế (MST) là chuỗi ký tự gồm số, chữ cái hoặc các ký hiệu riêng biệt do cơ quan thuế cấp nhằm quản lý nghĩa vụ thuế của cá nhân và tổ chức. Đây là căn cứ pháp lý giúp định danh người nộp thuế trên toàn quốc một cách chính xác và thống nhất.

Với doanh nghiệp, mã số thuế gồm 10 chữ số và được cấp một lần duy nhất khi đăng ký thành lập. Mỗi doanh nghiệp chỉ sử dụng một MST duy nhất trong suốt thời gian hoạt động và không thể thay đổi hay tái sử dụng cho đơn vị khác. Mã số này được dùng trong các thủ tục liên quan đến thuế, làm việc với cơ quan chức năng và phục vụ cho các giao dịch như ký kết hợp đồng, khai báo hải quan hay giao dịch ngân hàng.

Các trường hợp chấm dứt hiệu lực mã số thuế

Theo Điều 39 Luật quản lý thuế số 38/2019/QH14 và khoản 1 Điều 16 Thông tư 95/2016/TT-BTC quy định về các trường hợp chấm dứt mã số thuế như sau:

a) Đối với doanh nghiệp:

– Doanh nghiệp chấm dứt hoạt động hoặc giải thể, phá sản;

– Doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

– Tổ chức lại doanh nghiệp (chia, tách, sáp nhập, hợp nhất);

b) Đối với tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ gia đình, nhóm cá nhân, cá nhân kinh doanh:

– Tổ chức kinh tế, tổ chức khác chấm dứt hoạt động; hộ gia đình, nhóm cá nhân, cá nhân kinh doanh chấm dứt hoạt động kinh doanh.

– Tổ chức kinh tế, tổ chức khác bị thu hồi Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy phép tương đương; hộ gia đình, nhóm cá nhân, cá nhân kinh doanh bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh do vi phạm pháp luật.

– Tổ chức lại đối với tổ chức kinh tế (chia, sáp nhập, hợp nhất), chuyển đổi tổ chức từ đơn vị trực thuộc thành đơn vị độc lập hoặc đơn vị độc lập thành đơn vị trực thuộc hoặc đơn vị trực thuộc của đơn vị chủ quản này thành đơn vị trực thuộc của đơn vị chủ quản khác.

– Tổ chức kinh tế, tổ chức khác bị Cơ quan Thuế ra Thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký trên một năm và không đăng ký hoạt động trở lại.

– Nhà thầu, nhà đầu tư tham gia hợp đồng dầu khí khi kết thúc hợp đồng hoặc chuyển nhượng toàn bộ quyền lợi tham gia hợp đồng dầu khí.

– Nhà thầu nước ngoài khi kết thúc hợp đồng.

c) Đối với đơn vị trực thuộc:

– Đơn vị trực thuộc có Quyết định chấm dứt hoạt động của đơn vị chủ quản.

– Đơn vị trực thuộc bị chấm dứt hiệu lực mã số thuế khi đơn vị chủ quản chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

– Đơn vị trực thuộc bị thu hồi Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy phép tương đương theo quy định của pháp luật.

d) Đối với cá nhân không kinh doanh: Cá nhân bị chết, mất tích, mất năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật.

Thủ tục đóng mã số thuế doanh nghiệp chi tiết

Bước 1: Rà soát tình trạng kê khai thuế

Trước khi nộp hồ sơ chấm dứt mã số thuế, doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ báo cáo thuế đã kê khai. Nếu phát hiện còn thiếu báo cáo kỳ nào thì phải nhanh chóng bổ sung để đảm bảo đầy đủ hồ sơ theo quy định.

Bước 2: Thanh toán đầy đủ các khoản thuế còn nợ

Theo quy định tại Điều 67 của Luật Quản lý thuế năm 2019, khi doanh nghiệp có quyết định giải thể, phá sản hoặc ngừng hoạt động, cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính với cơ quan thuế. Do đó, việc tất toán các khoản thuế còn tồn đọng là điều kiện bắt buộc trước khi hoàn tất thủ tục đóng mã số thuế.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ để thực hiện thủ tục đóng mã số thuế

Sau khi đã hoàn tất các nghĩa vụ về thuế, cá nhân, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định để làm thủ tục đóng mã số thuế. Tùy vào loại hình người nộp thuế, Bộ Tài chính đã quy định chi tiết các loại giấy tờ cần thiết tại Điều 14 Thông tư 105/2020/TT-BTC như sau:

• Đối với tổ chức kinh tế hoặc các tổ chức khác: Đơn vị chủ quản phải nộp văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế (theo mẫu 24/ĐK-TCT) và kèm theo các giấy tờ như: Quyết định giải thể, chia tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc văn bản từ cơ quan có thẩm quyền xác nhận việc chấm dứt hoạt động. Trường hợp có đơn vị phụ thuộc, cần thêm thông báo yêu cầu các đơn vị phụ thuộc làm thủ tục đóng mã số thuế riêng trước đó.

• Đối với nhà thầu, nhà đầu tư trong lĩnh vực dầu khí hoặc nhà thầu nước ngoài: Cần cung cấp văn bản đề nghị đóng mã số thuế theo mẫu cùng với bản sao thanh lý hợp đồng hoặc văn bản chuyển nhượng toàn bộ phần vốn.

• Đối với cá nhân, hộ kinh doanh: Hồ sơ bao gồm mẫu đơn đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế và bản sao quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (nếu có).

Lưu ý: Trong trường hợp đơn vị phụ thuộc không thể tự hoàn thành nghĩa vụ thuế trước khi chấm dứt hoạt động, đơn vị chủ quản có thể thay mặt cam kết tiếp nhận trách nhiệm nộp thuế với cơ quan thuế quản lý.

Bước 4: Gửi hồ sơ giải thể đến Cơ quan Thuế và Sở Kế hoạch và Đầu tư

Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục giải thể bằng cách nộp hồ sơ đến Cơ quan Thuế và Sở Kế hoạch và Đầu tư theo trình tự sau:

Tại Cơ quan Thuế:

• Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đề nghị xác nhận không còn nợ thuế.

• Tiến hành khóa và tất toán toàn bộ tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp.

• Hoàn tất các nghĩa vụ kê khai và nộp các báo cáo liên quan đến thuế như báo cáo quý, quyết toán thuế, tờ khai lệ phí môn bài, thuế GTGT, và các khoản nghĩa vụ tài chính khác.

Tại Sở Kế hoạch và Đầu tư:

• Đăng thông báo về việc doanh nghiệp đang tiến hành thủ tục giải thể trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Cung cấp hồ sơ công bố giải thể, bao gồm: quyết định giải thể, biên bản họp, các giấy tờ liên quan đến việc thay đổi tổ chức nội bộ nếu có.

• Nộp bản cứng hồ sơ tại Sở KH&ĐT để được xác nhận hoàn tất quá trình giải thể.

Bước 5: Tiếp nhận và xử lý thủ tục đóng mã số thuế tại Cơ quan Thuế

Sau khi hồ sơ được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp, cơ quan này sẽ tiến hành các bước xác minh và chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo quy định:

• Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ chấm dứt mã số thuế, Cơ quan Thuế sẽ ra Thông báo tạm ngưng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo mẫu 17/TB-ĐKT (ban hành kèm Thông tư 105/2020/TT-BTC) và cập nhật trạng thái người nộp thuế trên hệ thống quản lý là “Ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn tất thủ tục đóng mã số thuế”.

• Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ khi doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế và hải quan (nếu có), hoặc sau khi nghĩa vụ thuế của đơn vị phụ thuộc được chuyển về đơn vị chủ quản, Cơ quan Thuế sẽ ban hành Thông báo chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo mẫu 18/TB-ĐKT gửi đến người nộp thuế.

Hướng dẫn thủ tục đóng mã số thuế cá nhân

Trong trường hợp một cá nhân sở hữu đồng thời hai mã số thuế, cần thực hiện thủ tục đóng mã số thuế thứ hai để đảm bảo chỉ sử dụng duy nhất mã số thuế ban đầu cho các nghĩa vụ kê khai và nộp thuế. Hiện nay, việc hủy mã số thuế cá nhân có thể thực hiện dễ dàng qua mạng với các bước như sau:

Thủ tục đóng mã số thuế cá nhân online

Bước 1: Truy cập cổng thông tin Thuế điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn, sau đó chọn mục “Cá nhân”.

Bước 2: Tiến hành đăng nhập (hoặc đăng ký tài khoản nếu chưa có, theo hướng dẫn tại Công văn 377/TCT-DNNCN).

Bước 3: Chọn chức năng “Đăng ký thuế” → “Kê khai, nộp hồ sơ ĐKT” → chọn mẫu 24/ĐK-TCT – Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.

Lưu ý: Cá nhân có mã loại 0900 – người làm công ăn lương không cần nộp mẫu tờ khai này.

Bước 4: Điền đầy đủ thông tin theo mẫu 24/ĐK-TCT, ký điện tử và gửi hồ sơ chờ cơ quan thuế xử lý.

Thủ tục đóng mã số thuế cá nhân trực tiếp tại cơ quan thuế

Khi không thể thực hiện việc ngừng sử dụng mã số thuế cá nhân qua hình thức online, bạn có thể tiến hành thủ tục tại cơ quan thuế nơi đang quản lý mã số thuế. Quy trình bao gồm hai bước chính:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ và gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến cơ quan thuế. Hồ sơ cần có:

• Bản sao căn cước công dân mới.

• Mẫu đơn đề nghị ngừng hiệu lực mã số thuế theo Mẫu số 24/ĐK-TCT, ban hành kèm theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Nếu đầy đủ, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo xác nhận tiếp nhận và hoàn tất xử lý trong vòng tối đa 3 ngày làm việc. Nếu còn thiếu thông tin, cơ quan sẽ phản hồi trong vòng 2 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ.

Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về thủ tục đóng mã số thuế đối với cá nhân và doanh nghiệp trong năm 2025. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn tránh được những rắc rối về sau. Trong trường hợp bạn cần hỗ trợ chuyên sâu hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn thuế trọn gói, hãy liên hệ Việt Long VID để được hỗ trợ tận tình và nhanh chóng.