Bạn đang thắc mắc người phụ thuộc là gì, họ có vai trò như thế nào trong việc giảm trừ thuế thu nhập cá nhân, và cần chuẩn bị những hồ sơ, thủ tục đăng ký người phụ thuộc ra sao để hợp lệ? Bài viết dưới đây của Việt Long VID sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, điều kiện và quy trình đăng ký người phụ thuộc theo quy định mới nhất, giúp bạn đảm bảo quyền lợi và tuân thủ đúng pháp luật thuế hiện hành.
Người phụ thuộc là gì?
Người phụ thuộc được hiểu là cá nhân mà người nộp thuế thu nhập cá nhân có nghĩa vụ và trách nhiệm trực tiếp nuôi dưỡng, chăm sóc. Việc xác định đúng đối tượng người phụ thuộc giúp người nộp thuế được hưởng khoản giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân theo quy định pháp luật.
Căn cứ tại Điểm d Khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, các nhóm đối tượng được xem là người phụ thuộc bao gồm:
- Con cái: gồm con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ hoặc chồng.
- Con dưới 18 tuổi (tính theo tháng).
- Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, mất khả năng lao động.
- Con đang theo học tại các cơ sở đào tạo trong nước hoặc nước ngoài (từ bậc phổ thông đến đại học, cao đẳng, trung cấp, dạy nghề) và không có thu nhập hoặc thu nhập bình quân tháng trong năm không vượt quá 1.000.000 đồng.
- Vợ hoặc chồng của người nộp thuế nếu đáp ứng điều kiện quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC.
- Cha mẹ ruột, cha mẹ vợ/chồng, cha mẹ nuôi hợp pháp, cha dượng, mẹ kế của người nộp thuế nếu đủ điều kiện theo quy định nêu trên.
- Các cá nhân khác không nơi nương tựa do người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng, bao gồm:
- Anh, chị, em ruột;
- Ông bà nội, ông bà ngoại; cô, dì, chú, bác, cậu ruột;
- Cháu ruột (con của anh, chị, em ruột);
- Hoặc những người khác mà người nộp thuế trực tiếp chăm sóc theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra, đối với người trong độ tuổi lao động, để được xem là người phụ thuộc, cần đáp ứng hai điều kiện:
- Bị khuyết tật hoặc không có khả năng lao động;
- Không có thu nhập hoặc thu nhập bình quân tháng không vượt quá 1.000.000 đồng.
Còn đối với người ngoài độ tuổi lao động, chỉ cần không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng không vượt quá 1.000.000 đồng là đủ điều kiện.
Theo hướng dẫn tại tiết đ.1.1 điểm đ khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, người khuyết tật, người mắc bệnh hiểm nghèo như ung thư, AIDS, suy thận mãn,… được xem là người không có khả năng lao động và thuộc đối tượng người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh.
Điều kiện đăng ký người phụ thuộc để được giảm trừ gia cảnh
Khi thực hiện đăng ký người phụ thuộc nhằm hưởng chính sách giảm trừ gia cảnh, người nộp thuế thu nhập cá nhân cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, cụ thể như sau:
Có mã số thuế cá nhân
Người nộp thuế chỉ được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc nếu đã có mã số thuế cá nhân hợp lệ.
Khi đăng ký, cơ quan thuế sẽ cấp riêng mã số thuế cho từng người phụ thuộc, làm cơ sở để xác định quyền giảm trừ chính xác và minh bạch.
Thời điểm được tính giảm trừ
Khoản giảm trừ sẽ được tính từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, nếu người nộp thuế nộp hồ sơ đúng thời hạn.
Trong trường hợp đăng ký muộn, người nộp thuế vẫn có thể được truy hồi giảm trừ từ tháng phát sinh nghĩa vụ khi thực hiện quyết toán thuế, ngoại trừ nhóm “người phụ thuộc khác”, thời hạn đăng ký chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế.
Một người phụ thuộc chỉ được một người nộp thuế đăng ký giảm trừ trong cùng năm. Nếu có nhiều người cùng nuôi dưỡng, các bên cần thỏa thuận để xác định ai là người đăng ký chính nhằm tránh trùng lặp.
Pháp luật không giới hạn số lượng người phụ thuộc mà người nộp thuế có thể đăng ký. Chỉ cần đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định, người nộp thuế được phép đăng ký nhiều người phụ thuộc để hưởng giảm trừ gia cảnh tương ứng.
Hồ sơ chứng minh phải đầy đủ và hợp lệ
Người nộp thuế cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh quan hệ và điều kiện của người phụ thuộc, chẳng hạn:
- Giấy khai sinh
- Giấy chứng nhận khuyết tật
- Giấy xác nhận học tập, hoặc các tài liệu hợp pháp khác
Nếu thiếu hoặc không hợp lệ hồ sơ, cơ quan thuế có quyền từ chối việc giảm trừ, nên việc chuẩn bị kỹ lưỡng là vô cùng cần thiết.
Trình tự đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh tại cơ quan thuế
Việc đăng ký người phụ thuộc (NPT) để được giảm trừ gia cảnh đối với cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công được thực hiện theo trình tự cụ thể như sau
Bước 1: Đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc
Người nộp thuế (NNT) lập hồ sơ đăng ký người phụ thuộc để được tính giảm trừ gia cảnh trong suốt thời gian nuôi dưỡng.
- Nếu cá nhân nộp thuế thông qua tổ chức hoặc doanh nghiệp chi trả thu nhập, cần gửi hồ sơ đăng ký cho đơn vị này chậm nhất trước thời hạn khai thuế hoặc trước khi nộp hồ sơ quyết toán thuế.
- Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ 01 bộ hồ sơ và nộp 01 bộ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân.
Trường hợp người nộp thuế trực tiếp kê khai với cơ quan thuế, hồ sơ đăng ký người phụ thuộc được nộp cùng thời điểm nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân hoặc khi quyết toán thuế cuối năm.
Lưu ý: Riêng đối với nhóm “người phụ thuộc khác” (anh, chị, em ruột; ông bà nội, ngoại; cô, dì, chú, bác…), thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế (theo tiết d.4, điểm d, khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC).
Nếu trong thời gian giảm trừ, cá nhân có thay đổi người phụ thuộc (tăng hoặc giảm) hoặc chuyển nơi làm việc, người nộp thuế phải đăng ký lại theo đúng trình tự như khi đăng ký lần đầu. Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày đăng ký lần đầu, người nộp thuế phải nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc (theo hướng dẫn tại điểm g, khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC) cho:
- Doanh nghiệp chi trả thu nhập, nếu đăng ký thông qua đơn vị này; hoặc
- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tự kê khai.
Tương tự, khi có thay đổi về người phụ thuộc hoặc nơi làm việc, cá nhân cần nộp lại hồ sơ chứng minh như quy trình ban đầu.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ tại cơ quan thuế
- Nếu nộp trực tiếp, công chức thuế sẽ đóng dấu tiếp nhận, ghi thời gian, số lượng tài liệu và vào sổ văn thư của cơ quan.
- Nếu nộp qua bưu điện, cơ quan thuế sẽ ghi ngày nhận và vào sổ văn thư.
- Nếu nộp qua giao dịch điện tử, hệ thống xử lý dữ liệu thuế điện tử sẽ tự động ghi nhận, kiểm tra và chấp thuận hồ sơ.
Cách thức thực hiện và hồ sơ cần nộp
| Hình thức nộp | Phí, lệ phí | Mô tả chi tiết |
|---|---|---|
| Trực tiếp | Miễn phí | Cá nhân nộp hồ sơ tại tổ chức chi trả thu nhập hoặc cơ quan thuế. |
| Qua bưu điện | Miễn phí | Gửi hồ sơ đăng ký và chứng minh người phụ thuộc qua hệ thống bưu chính. |
| Trực tuyến (giao dịch điện tử) | Miễn phí | Gửi hồ sơ qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế theo quy định của Luật Giao dịch điện tử. |
Lưu ý: Cơ quan thuế không trả kết quả trực tiếp cho người nộp thuế – việc chấp thuận được thể hiện qua hệ thống quản lý thuế.
Thành phần hồ sơ đăng ký người phụ thuộc
| Tên giấy tờ | Mẫu biểu | Số lượng |
|---|---|---|
| Tờ khai đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh | Mẫu số 20-ĐK-TCT (ban hành kèm Thông tư 95/2016/TT-BTC) | 1 bản chính |
| Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc | Theo hướng dẫn tại điểm g, khoản 1, Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC | 1 bản chính |
| Trường hợp đăng ký thông qua tổ chức chi trả thu nhập | Nộp 02 bản tờ khai 20-ĐK-TCT cho doanh nghiệp | 2 bản |
Cơ quan tiếp nhận và điều kiện thực hiện
- Cơ quan tiếp nhận: Chi cục Thuế quận, huyện hoặc thành phố nơi cá nhân làm việc hoặc cư trú.
- Điều kiện thực hiện: Nếu nộp hồ sơ qua giao dịch điện tử, người nộp thuế phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và sử dụng tài khoản thuế điện tử hợp lệ.
Việc hiểu rõ người phụ thuộc là gì cùng điều kiện, hồ sơ và thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh giúp người lao động chủ động hơn trong quá trình kê khai thuế thu nhập cá nhân, đảm bảo quyền lợi hợp pháp và tránh những sai sót không đáng có. Nếu bạn vẫn đang băn khoăn người phụ thuộc là gì, điều kiện đăng ký ra sao hoặc cách tính giảm trừ gia cảnh thế nào, đừng ngần ngại liên hệ với Việt Long VID để được hướng dẫn chi tiết. Đội ngũ chuyên viên của chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu trọn vẹn khái niệm người phụ thuộc là gì, hỗ trợ kê khai thuế nhanh chóng, chính xác và đúng quy định.
