Soát xét báo cáo tài chính: Doanh nghiệp cần kiểm tra những gì?

Báo cáo tài chính có thể đã được lập đầy đủ, nhưng người quản lý vẫn thấy một con số không hợp lý. Hàng tồn kho trên sổ cao hơn số hàng trong kho. Khách hàng đã thanh toán nhưng công nợ vẫn chưa giảm. Doanh thu trên sổ cũng có thể khác số liệu doanh nghiệp đang dùng để theo dõi hoạt động. Nếu số liệu báo cáo tài chính lệch tờ khai thuế thì nên soát xét báo cáo tài chính như thế nào? Hãy tham khảo nội dung chi tiết ở bài viết sau. 

Soát xét báo cáo tài chính là gì?

Trong cách nói hằng ngày, nhiều doanh nghiệp dùng cụm soát xét báo cáo tài chính để chỉ việc xem lại số liệu trên báo cáo, tìm khoản chênh lệch và kiểm tra hồ sơ chứng minh. Công việc có thể bao gồm đối chiếu hóa đơn với doanh thu, kiểm tra công nợ, kiểm kê hàng tồn kho và rà soát các khoản chi phí.

Tuy nhiên, trong lĩnh vực kiểm toán, dịch vụ soát xét báo cáo tài chính có nghĩa chuyên môn riêng. Thông tư 65/2015/TT-BTC ban hành các chuẩn mực Việt Nam về hợp đồng dịch vụ soát xét. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi công việc và loại kết quả mình cần nhận trước khi thuê dịch vụ. 

Nếu mục tiêu là chuẩn bị số liệu kế toán, cách mô tả rõ hơn là rà soát sổ sách và đối chiếu số liệu báo cáo tài chính. Kết quả mong muốn là danh sách khoản chênh lệch, nguyên nhân đã xác định, chứng từ còn thiếu và phương án xử lý để doanh nghiệp xem xét.

Khi nào doanh nghiệp nên rà soát báo cáo tài chính?

Doanh nghiệp không cần đợi đến khi phát hiện một sai sót lớn mới kiểm tra số liệu. Việc rà soát có ích ở nhiều thời điểm trong năm.

Trước khi lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần kiểm tra các số dư cuối kỳ và đối chiếu với hồ sơ gốc. Nếu kế toán thay đổi nhân sự giữa năm, doanh nghiệp cũng nên kiểm tra hồ sơ bàn giao và những khoản chưa được giải thích. Khi báo cáo đã lập nhưng xuất hiện chênh lệch với sổ sách hoặc hồ sơ khai thuế, doanh nghiệp cần tìm nguyên nhân trước khi quyết định có phải điều chỉnh hay không.

Một tình huống khác là doanh nghiệp chuẩn bị tạm ngừng, giải thể, vay vốn hoặc làm việc với đối tác. Lúc này, chủ doanh nghiệp thường cần hiểu rõ công nợ, hàng tồn kho và các khoản tiền đang được ghi trên báo cáo.

Dấu hiệu nào cho thấy số liệu cần được kiểm tra sớm?

Doanh nghiệp nên ưu tiên rà soát khi tiền mặt trên sổ khác với số thực có; tài khoản ngân hàng chưa được đối chiếu; khách hàng nói đã trả tiền nhưng sổ vẫn ghi nợ; hoặc hàng trong kho khác số lượng kế toán theo dõi.

Một dấu hiệu khác là báo cáo tài chính có số liệu khác với tờ khai thuế. Chênh lệch không tự động có nghĩa là doanh nghiệp đã kê khai sai. Người phụ trách cần xác định khoản chênh lệch phát sinh từ đâu, thuộc kỳ nào và có chứng từ gì giải thích.

Soát xét báo cáo tài chính cần kiểm tra 5 nhóm số liệu nào?

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ các khoản có giá trị lớn, dễ đối chiếu và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh. Thứ tự kiểm tra có thể thay đổi theo ngành nghề và tình trạng hồ sơ.

Doanh thu và hóa đơn

Kế toán cần so sánh doanh thu ghi trên sổ với hóa đơn đã lập, hợp đồng, chứng từ giao hàng và dữ liệu bán hàng. Nếu số liệu khác nhau, doanh nghiệp cần ghi rõ từng khoản chênh lệch.

Ví dụ, công ty giao hàng vào cuối năm nhưng bộ phận kế toán chỉ nhận chứng từ vào đầu năm sau. Người kiểm tra cần xem thời điểm phát sinh giao dịch và toàn bộ hồ sơ liên quan trước khi xác định cách ghi nhận phù hợp.

Chi phí và chứng từ thanh toán

Doanh nghiệp cần kiểm tra bản chất từng khoản chi, hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán và cách hạch toán. Một khoản có hóa đơn vẫn cần được ghi nhận đúng giao dịch và đúng kỳ kế toán.

Nếu phát hiện chứng từ thiếu, doanh nghiệp nên lập danh sách cụ thể theo nhà cung cấp, ngày phát sinh và người đang giữ hồ sơ. Cách này giúp đội ngũ tìm tài liệu nhanh hơn việc chỉ ghi chung “thiếu hóa đơn đầu vào”.

Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Số dư ngân hàng trên sổ cần được đối chiếu với sao kê hoặc tài liệu do ngân hàng cung cấp. Các khoản chuyển tiền chưa được hạch toán, phí ngân hàng hoặc giao dịch ghi sai kỳ có thể làm hai bên khác nhau.

Với tiền mặt, doanh nghiệp cần kiểm tra phiếu thu, phiếu chi và số tiền thực tế. Nếu sổ thể hiện số dư bất thường, người phụ trách cần lần theo giao dịch phát sinh thay vì điều chỉnh một con số tổng ở cuối kỳ.

Công nợ phải thu và phải trả

Công nợ là nhóm số liệu dễ bị treo qua nhiều năm. Doanh nghiệp cần xác định khách hàng nào còn nợ, khoản nào đã thanh toán và khoản nào đang tranh chấp hoặc chưa đủ hồ sơ đối chiếu.

Phía công nợ phải trả cũng cần được kiểm tra tương tự. Một khoản doanh nghiệp đã trả nhưng chưa được ghi giảm có thể làm chủ doanh nghiệp hiểu sai về nghĩa vụ thanh toán hiện tại.

Hàng tồn kho và tài sản

Kế toán cần đối chiếu số lượng hàng trên sổ với kết quả kiểm kê và hồ sơ nhập, xuất kho. Doanh nghiệp có nhiều mã hàng nên ưu tiên các nhóm có giá trị lớn, luân chuyển chậm hoặc thường phát sinh sai lệch.

Với tài sản, doanh nghiệp cần xem tài sản còn sử dụng hay không, hồ sơ mua sắm có đầy đủ không và số liệu theo dõi có khớp với thực tế quản lý hay không.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì để rà soát?

Hồ sơ nên được sắp xếp theo năm tài chính và theo từng nhóm nghiệp vụ. Doanh nghiệp thường cần báo cáo tài chính đã lập, sổ cái và sổ chi tiết, bảng cân đối phát sinh, hóa đơn, tờ khai thuế, sao kê ngân hàng, hợp đồng, chứng từ thu chi, bảng công nợ và hồ sơ kiểm kê.

Doanh nghiệp chưa có đủ hồ sơ vẫn có thể bắt đầu bằng việc lập danh mục tài liệu hiện có. Người soát xét báo cáo tài chính sẽ xác định phần nào đối chiếu được ngay và phần nào cần bổ sung. Việc thiếu chứng từ không thể được giải quyết bằng cách tự tạo một giao dịch không phát sinh.

Phát hiện chênh lệch thì xử lý theo thứ tự nào?

Trước tiên, doanh nghiệp cần ghi rõ chỉ tiêu chênh lệch, số tiền, kỳ phát sinh và nguồn số liệu dùng để so sánh. Sau đó, kế toán đối chiếu từng giao dịch với chứng từ gốc và xác định nguyên nhân.

Khi đã biết nguyên nhân, người phụ trách mới đánh giá tác động đến sổ kế toán, báo cáo tài chính và hồ sơ khai thuế. Nếu báo cáo hoặc tờ khai đã nộp, doanh nghiệp cần kiểm tra quy định áp dụng cho loại hồ sơ và thời điểm phát hiện sai sót trước khi thực hiện điều chỉnh.

Cách làm này giúp tránh một lỗi thường gặp: thấy hai con số không bằng nhau rồi sửa ngay một bên cho “khớp”, trong khi nguyên nhân thực sự vẫn chưa được tìm ra.

Dịch vụ soát xét báo cáo tài chính của Việt Long

Việt Long có thể tiếp nhận hồ sơ hiện có, xác định năm cần kiểm tra và lập danh sách những nhóm số liệu cần ưu tiên. Đội ngũ kế toán đối chiếu chứng từ với sổ sách, ghi nhận khoản chênh lệch và trao đổi phương án xử lý theo tình trạng thực tế của doanh nghiệp.

Phạm vi công việc cần được thống nhất từ đầu: rà soát một số chỉ tiêu, kiểm tra toàn bộ sổ sách của năm, hỗ trợ lập báo cáo tài chính hay xử lý hồ sơ đã nộp. Doanh nghiệp cũng cần nói rõ nếu mục đích là thuê dịch vụ soát xét độc lập theo chuẩn mực, để được xác định đúng loại dịch vụ cần sử dụng.

Nếu doanh nghiệp thấy báo cáo tài chính và hồ sơ thực tế chưa khớp, hãy gửi cho Việt Long năm tài chính cần kiểm tra và mô tả khoản đang vướng. Việt Long sẽ hướng dẫn tài liệu cần chuẩn bị trước khi đề xuất phạm vi soát xét báo cáo tài chính.