Những sai sót này có thể trở thành lỗi công ty vi phạm luật lao động khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra. Chủ doanh nghiệp cần nhận diện đúng từng hành vi để giao việc khắc phục cụ thể. Bài viết tập trung vào bốn nhóm lỗi trong quản lý hồ sơ, giúp doanh nghiệp tự rà soát trước khi phát sinh tranh chấp hoặc bị yêu cầu giải trình.
Quy định xử phạt hành chính lao động, BHXH
Nội dung về mức phạt cần được đối chiếu với văn bản chính thức. Một con số đúng nhưng đi kèm sai nghị định vẫn có thể khiến doanh nghiệp áp dụng nhầm quy định.
Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 10/9/2026 và thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Nghị định 283/2025/NĐ-CP điều chỉnh việc thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị sự nghiệp công lập; văn bản này không phải căn cứ cho các mức phạt lao động đang đề cập.
Căn cứ theo Điều 7, Điều 11 và Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Các trường hợp vi phạm xảy ra trước ngày nghị định có hiệu lực cần được xem xét thêm theo điều khoản chuyển tiếp.
Đối với các hành vi cụ thể được trình bày trong bài, mức phạt của doanh nghiệp là tổ chức được tính bằng hai lần mức phạt của cá nhân. Người đọc không nên nhân đôi mọi mức phạt trong toàn nghị định, vì một số điều khoản đã quy định trực tiếp mức phạt cho tổ chức.
Không lập sổ quản lý lao động: đừng nhầm với lỗi thiếu thông tin
Sổ quản lý lao động giúp doanh nghiệp theo dõi nhân sự trong quá trình làm việc. Bảng chấm công và bảng lương có mục đích riêng, nên doanh nghiệp cần kiểm tra hồ sơ quản lý thay vì mặc nhiên coi các bảng này đã đáp ứng mọi yêu cầu.
Phân biệt hai nhóm hành vi
Theo Điều 11 và Điều 7, doanh nghiệp không lập sổ, lập không đúng thời hạn hoặc không bảo đảm nội dung cơ bản bị phạt 10–20 triệu đồng. Hành vi không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin người lao động vào sổ từ khi bắt đầu làm việc thuộc khung 2–6 triệu đồng.
Hai nhóm hành vi này không nên được gộp thành một dòng không lập sổ bị phạt 2–6 triệu đồng. Doanh nghiệp cần xem thiếu sót thực tế thuộc nhóm nào để đánh giá rủi ro.
Doanh nghiệp nên kiểm tra những hồ sơ nào?
Bộ phận nhân sự nên đối chiếu danh sách người đang làm việc với dữ liệu quản lý hiện có. Người phụ trách nên xác định hồ sơ nào còn thiếu thông tin, hồ sơ nào chưa được cập nhật và ai chịu trách nhiệm bổ sung.
Ví dụ, công ty đã tuyển thêm nhân viên nhưng bộ phận tuyển dụng chưa chuyển thông tin cho người quản lý hồ sơ. Một bước bàn giao rõ ràng sau khi tiếp nhận nhân sự sẽ giúp hạn chế tình trạng người đã làm việc nhưng dữ liệu vẫn chưa đầy đủ.
Không báo cáo tình hình thay đổi lao động
Doanh nghiệp có thể ghi nhận biến động nhân sự trong nội bộ nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ báo cáo. Chủ doanh nghiệp cần kiểm tra cả nội dung báo cáo và bằng chứng đã nộp.
Mức phạt đối với doanh nghiệp
Hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định thuộc điểm c khoản 2 Điều 11. Mức phạt doanh nghiệp là 10–20 triệu đồng khi áp dụng cùng Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Báo tăng, báo giảm bảo hiểm và báo cáo lao động là những việc cần được đối chiếu riêng. Doanh nghiệp nên yêu cầu người phụ trách xác nhận từng nghĩa vụ đã được thực hiện, thay vì chỉ nhận một câu trả lời chung rằng hồ sơ nhân sự đã xong.
Cách hạn chế bỏ quên báo cáo
Doanh nghiệp nên có lịch theo dõi nghĩa vụ và một người chịu trách nhiệm kiểm tra kết quả. Mỗi nhiệm vụ cần có thời điểm thực hiện, người chuẩn bị và người duyệt. Khi nhân sự phụ trách nghỉ việc, hồ sơ bàn giao nên thể hiện báo cáo nào đã nộp, báo cáo nào còn chờ và nơi lưu bằng chứng. Cách làm này giúp người tiếp nhận không phải đoán công việc từ những tệp rời rạc.
Giao kết hợp đồng lao động không bằng văn bản khi thuộc trường hợp bị xử phạt
Doanh nghiệp nên kiểm tra từng người đang làm việc, thay vì chỉ đếm số hợp đồng trong thư mục. Một hợp đồng lưu sẵn nhưng chưa hoàn tất việc giao kết không giúp doanh nghiệp giải quyết thiếu sót thực tế.
Mức phạt theo số người lao động vi phạm
Theo khoản 1 Điều 15 và Điều 7, mức phạt doanh nghiệp đối với nhóm vi phạm giao kết hợp đồng được xác định như sau:
| Số người lao động vi phạm | Mức phạt doanh nghiệp |
|---|---|
| 01–10 người | 4–10 triệu đồng |
| 11–50 người | 10–20 triệu đồng |
| 51–100 người | 20–30 triệu đồng |
| 101–300 người | 30–40 triệu đồng |
| Từ 301 người | 40–50 triệu đồng |
Số người dùng để xác định khung là số người liên quan đến hành vi vi phạm, không mặc nhiên là tổng nhân sự công ty. Nhóm hành vi tại khoản này còn bao gồm giao kết sai loại hợp đồng hoặc thiếu nội dung chủ yếu.
Doanh nghiệp nên đối chiếu hợp đồng với thực tế
Người phụ trách nên kiểm tra ngày bắt đầu làm việc, thời hạn, vị trí và hồ sơ đã giao kết. Những trường hợp chỉ có thư mời nhận việc, hồ sơ tuyển dụng hoặc thỏa thuận miệng cần được đưa vào danh sách xem xét. Doanh nghiệp nên ghi nhận thiếu sót trung thực và xử lý theo tình trạng thực tế. Việc tự điền ngày ký cũ hoặc sửa hồ sơ để che thiếu sót có thể làm việc giải trình phức tạp hơn.
Giữ bản chính CCCD, văn bằng, chứng chỉ của người lao động
Một số công ty giữ giấy tờ gốc vì lo nhân viên nghỉ ngang hoặc muốn bảo đảm trách nhiệm. Doanh nghiệp cần rà soát quy trình tuyển dụng để tránh duy trì cách quản lý này.
Mức phạt và yêu cầu khắc phục
Theo điểm a khoản 2 Điều 15, kết hợp Điều 7, doanh nghiệp giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng bị phạt 40–50 triệu đồng. Điểm d khoản 3 Điều 15 quy định việc buộc trả lại giấy tờ đã giữ.
Quy trình hồ sơ nên được điều chỉnh ra sao?
Doanh nghiệp nên kiểm kê giấy tờ gốc đang lưu và tổ chức trả lại cho người lao động nếu đang giữ trái quy định. Việc bàn giao nên có xác nhận rõ ràng để hạn chế tranh cãi sau này. Bộ phận tuyển dụng nên thống nhất cách kiểm tra thông tin và lưu hồ sơ phù hợp. Chủ doanh nghiệp cũng nên rà lại mẫu hướng dẫn nhận việc để loại bỏ yêu cầu nộp giấy tờ gốc nhằm giữ người lao động.
Chủ doanh nghiệp nên bắt đầu rà soát từ đâu?
Một đợt rà soát hiệu quả cần tạo ra danh sách thiếu sót và người xử lý. Việc chỉ chuyển nghị định cho kế toán rồi yêu cầu kiểm tra giúp thường chưa đủ rõ để hoàn thành công việc.
Gom hồ sơ và xác định việc còn thiếu
Doanh nghiệp nên gom danh sách nhân sự, hợp đồng, dữ liệu quản lý lao động, báo cáo và giấy tờ đang lưu. Người phụ trách có thể phân loại từng hồ sơ thành đã kiểm tra, cần bổ sung hoặc cần đánh giá chuyên môn.
Sau đó, doanh nghiệp nên giao thời hạn xử lý và kiểm tra lại kết quả. Những điểm chưa rõ cần được trao đổi với người có chuyên môn trước khi lựa chọn cách khắc phục.
Duy trì kiểm tra khi có biến động nhân sự
Doanh nghiệp nên đưa bước kiểm tra hồ sơ vào quá trình tuyển mới, thay đổi công việc và nghỉ việc. Người quản lý nên kiểm tra việc bàn giao mỗi khi nhân sự hoặc kế toán thay đổi.
Việc rà soát thường xuyên giúp doanh nghiệp nhận ra lỗi công ty vi phạm luật lao động sớm hơn. Nếu cần trao đổi về hồ sơ lao động, tiền lương và bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ Việt Long qua hotline 0911 88 20 40 để xác định nhu cầu hỗ trợ.
