Văn Phòng Đại Diện Là Gì? Phân Biệt Chi Nhánh Công ty Và VPĐD

Văn phòng đại diện là một loại hình phụ thuộc của doanh nghiệp, được lập ra với mục đích đại diện cho công ty trong các giao dịch, quan hệ với khách hàng. Không giống như chi nhánh có thể thực hiện các hoạt động kinh doanh, văn phòng đại diện chủ yếu thực hiện chức năng liên lạc, hỗ trợ và xúc tiến thương mại. Vậy cụ thể văn phòng đại diện là gì? Những điểm khác biệt cụ thể giữa văn phòng đại diện và chi nhánh và đâu là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp của bạn? Hãy cùng Việt Long VID khám phá trong nội dung sau nhé!

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc thuộc quyền quản lý của doanh nghiệp, được thành lập nhằm thực hiện nhiệm vụ đại diện cho doanh nghiệp trong việc bảo vệ quyền lợi và duy trì mối quan hệ với các đối tác. Khác với chi nhánh, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh, mà chủ yếu làm nhiệm vụ hỗ trợ, kết nối và thúc đẩy hoạt động của công ty mẹ.

Vai trò của văn phòng đại diện:

• Là đầu mối liên lạc giữa doanh nghiệp và các đối tác, khách hàng tại khu vực hoạt động.

• Thu thập thông tin thị trường, tìm kiếm cơ hội đầu tư và hỗ trợ hoạt động quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp mà mình đại diện.

Chức năng của văn phòng đại diện 

Văn phòng đại diện có tư cách pháp lý rõ ràng và hoạt động với vai trò đại diện hành chính cho công ty mẹ. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh độc lập mà chủ yếu thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ quản lý và kết nối với các cơ quan chức năng địa phương. Một số chức năng cơ bản của văn phòng đại diện bao gồm:

• Tham gia phát triển lĩnh vực kinh doanh đã được cấp phép theo đúng quy định pháp luật tại địa phương nơi hoạt động.

• Thực hiện nghĩa vụ báo cáo với các cơ quan nhà nước theo đúng thời hạn và quy định.

• Gửi báo cáo tài chính định kỳ về cho trụ sở chính để phục vụ công tác quản lý nội bộ.

• Tổng hợp kết quả kinh doanh, đánh giá tăng trưởng và đề xuất chiến lược phát triển cho từng năm.

• Áp dụng nguyên tắc hạch toán độc lập trong quản lý tài chính.

• Xây dựng bộ máy quản lý phù hợp với mô hình doanh nghiệp và định hướng của lãnh đạo.

• Hợp tác chặt chẽ với các bộ phận khác như trụ sở chính hoặc chi nhánh trong việc triển khai kế hoạch kinh doanh và nhân sự.

• Điều phối và giám sát hoạt động kinh doanh tại khu vực được phân công.

• Soạn thảo văn bản quản lý theo quy định nội bộ của doanh nghiệp.

• Đảm bảo điều kiện làm việc, chế độ phúc lợi và đời sống cho nhân viên tại văn phòng.

Sự khác nhau giữa chi nhánh công ty và văn phòng đại diện là gì?

Việc hiểu đúng về văn phòng đại diện là gì sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn mô hình phù hợp khi mở rộng hoạt động. Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, văn phòng đại diện và chi nhánh đều là đơn vị phụ thuộc công ty mẹ, được thành lập theo quyết định của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hai mô hình này có điểm khác biệt rõ rệt về vai trò và chức năng.

• Chi nhánh công ty: Có thể triển khai một phần hoặc toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm việc ký kết hợp đồng, tạo doanh thu và chịu trách nhiệm thuế. Mọi hoạt động của chi nhánh phải nằm trong phạm vi ngành nghề đã đăng ký của doanh nghiệp gốc.
• Văn phòng đại diện: Chỉ đóng vai trò là đơn vị liên lạc, đại diện hình ảnh và hỗ trợ doanh nghiệp trong các hoạt động như nghiên cứu thị trường, tiếp cận khách hàng hoặc xúc tiến thương mại. Văn phòng này không được trực tiếp kinh doanh hay phát sinh lợi nhuận.

Điểm giống nhau giữa văn phòng đại diện và chi nhánh công ty

Cả văn phòng đại diện và chi nhánh công ty đều được xem là bộ phận phụ thuộc, hoạt động dưới sự chỉ đạo và ủy quyền trực tiếp từ công ty mẹ. Theo quy định tại Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2014, việc đặt tên cho các đơn vị này phải tuân thủ nguyên tắc pháp lý thống nhất. Mặc dù có thể sở hữu mã số thuế và con dấu riêng để phục vụ hoạt động hành chính, cả hai vẫn không có tư cách pháp nhân độc lập.

Khi thành lập, các đơn vị này bắt buộc phải đăng ký tại Phòng Đăng ký kinh doanh ở địa phương nơi đặt trụ sở. Ngoài ra, doanh nghiệp được quyền mở nhiều văn phòng đại diện hoặc chi nhánh trong và ngoài nước mà không bị giới hạn về số lượng.

Những điểm khác biệt cơ bản giữa chi nhánh và văn phòng đại diện là gì?

Khi tìm hiểu khái niệm văn phòng đại diện là gì, nhiều người thường nhầm lẫn giữa loại hình này với chi nhánh công ty. Tuy nhiên, hai mô hình này có những điểm khác biệt rõ ràng. Để phân biệt một cách chính xác, cần dựa vào những tiêu chí cơ bản. Việc nắm rõ những điểm khác biệt này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn mô hình phù hợp với chiến lược phát triển của mình.

Tùy theo mục đích sử dụng mà doanh nghiệp sẽ cân nhắc lựa chọn giữa chi nhánh và văn phòng đại diện. Trường hợp doanh nghiệp cần mở rộng quy mô kinh doanh, triển khai hoạt động bán hàng và tạo ra nguồn thu thì chi nhánh là hình thức phù hợp. Ngược lại, nếu mục tiêu chỉ là thực hiện chức năng liên lạc, quảng bá hình ảnh hoặc tìm kiếm cơ hội hợp tác mà không trực tiếp tạo doanh thu, thì văn phòng đại diện sẽ là phương án hợp lý hơn.

Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

Sau khi đã quyết định thành lập VPĐD, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng để đảm bảo hoạt động đúng pháp luật và tránh những sai sót không đáng có:

Thuế và nghĩa vụ tài chính

Văn phòng đại diện phải nộp lệ phí môn bài với mức cố định là 1.000.000 đồng/năm. Ngoài ra, chỉ cần thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân cho người lao động, không phải kê khai thuế GTGT hay thuế thu nhập doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp trong nước, việc kê khai thuế TNCN thường do trụ sở chính đảm nhận, còn đối với VPĐD của doanh nghiệp nước ngoài, đơn vị này sẽ trực tiếp thực hiện nghĩa vụ thuế theo luật Việt Nam.

Việc sử dụng con dấu

Vì là đơn vị phụ thuộc, VPĐD không bắt buộc phải có con dấu riêng. Tuy nhiên, nhiều công ty vẫn lựa chọn khắc dấu riêng cho văn phòng đại diện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động giao dịch và hành chính.

Xuất hóa đơn

Do không tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh, không tạo doanh thu nên văn phòng đại diện không được phép phát hành hóa đơn.

Cách đặt tên

Tên văn phòng đại diện phải thể hiện rõ chức năng bằng cách thêm cụm từ “văn phòng đại diện” vào tên doanh nghiệp. Ví dụ: “Văn phòng đại diện tại TP.HCM – Công ty TNHH ABC”. Ngoài ra, tên gọi phải tuân thủ quy định không chứa từ “công ty” hoặc “doanh nghiệp” riêng lẻ và có thể sử dụng tên viết tắt hay tên tiếng nước ngoài nếu muốn.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện trọn gói tại Công ty TNHH Việt Long VID

Khi khách hàng lựa chọn dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại Việt Long VID, doanh nghiệp sẽ được đồng hành và hỗ trợ từ A đến Z trong suốt quá trình thực hiện thủ tục pháp lý. Gói dịch vụ này bao gồm các nội dung như:

• Tư vấn toàn diện: Hướng dẫn về điều kiện cần có, cách đặt tên, lựa chọn địa chỉ văn phòng đại diện phù hợp và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết.

• Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ: Việt Long VID sẽ thay mặt doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ theo quy định pháp luật.

• Tiến hành đăng ký: Đăng ký thành lập VPĐD tại cơ quan có thẩm quyền.

• Bàn giao kết quả tận nơi: Sau khi hoàn tất, giấy phép hoạt động và con dấu của văn phòng đại diện sẽ được gửi trực tiếp đến khách hàng.

• Tư vấn các thủ tục sau thành lập: Chúng tôi sẽ cung cấp thêm thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp vận hành văn phòng đại diện đúng quy định.

Với dịch vụ thành lập doanh nghiệp chuyên nghiệp và trọn gói, Việt Long VID cam kết hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả, từ bước tìm hiểu khung pháp lý đến khi hoàn tất mọi thủ tục liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện.

Bài viết trên đã cung cấp cái nhìn tổng quan về khái niệm văn phòng đại diện là gì, cùng với những điểm khác biệt cơ bản giữa văn phòng đại diện và chi nhánh công ty. Qua đó, doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về vai trò, chức năng cũng như những lưu ý khi lựa chọn mô hình này. Nếu quý doanh nghiệp có nhu cầu tìm hiểu thêm hoặc cần tư vấn về dịch vụ thành lập văn phòng đại diện cho công ty trong và ngoài nước, đừng ngần ngại liên hệ với Việt Long VID qua các thông tin sau để được hỗ trợ tận tình và chuyên nghiệp.

• Địa chỉ: Số 385/2A Nguyễn Chí Thanh, tổ 67, khu 7, Phường Tương Bình Hiệp, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương
• Hotline: 0911882040
• Email: vietlongvid@gmail.com