Đăng ký nội quy lao động: Hồ sơ, quy trình áp dụng từ 10/09/2026

Từ ngày 10/09/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực. Doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động theo quy định có thể bị phạt từ 20 đến 40 triệu căn cứ theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Nội quy lao động là căn cứ để doanh nghiệp sắp xếp giờ làm việc, giữ trật tự, bảo vệ tài sản và xử lý kỷ luật. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp đã có nội quy nhưng quên đăng ký, nộp chậm hoặc áp dụng khi nội quy chưa có hiệu lực. Những lỗi này có thể phát sinh rủi ro khi kiểm tra hoặc tranh chấp

Doanh nghiệp có bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động không?

Chủ doanh nghiệp cần kiểm tra số người lao động đang sử dụng để xác định nghĩa vụ đăng ký. Căn cứ theo khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải làm thủ tục đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động (hoặc nội vụ theo phân cấp). Đối với doanh nghiệp dưới 10 lao động, pháp luật không bắt buộc phải đăng ký bằng văn bản, nhưng việc ban hành nội quy nội bộ vẫn được khuyến khích để điều hành công việc minh bạch.

Không đăng ký nội quy lao động bị phạt thế nào từ 10/09/2026?

Khoản 2 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định phạt cá nhân từ 5 đến 10 triệu đồng khi: không có nội quy bằng văn bản dù sử dụng từ 10 lao động; không đăng ký; không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động khi thuộc trường hợp phải thực hiện; hoặc dùng nội quy chưa có hiệu lực, đã hết hiệu lực.

Theo khoản 1 Điều 7, tổ chức bị phạt gấp đôi. Vì vậy, doanh nghiệp là tổ chức có thể bị phạt từ 10 đến 20 triệu đồng. Nghị định có hiệu lực từ 10/09/2026. Nội quy chưa đúng còn làm tăng rủi ro khi xử lý kỷ luật và giải quyết tranh chấp.

Nội quy lao động phải có những nội dung gì?

Theo khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội quy không được trái pháp luật và cần có 9 nhóm nội dung chính:

Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Quy định cụ thể thời gian làm việc trong ngày, trong tuần, ca làm việc, thời gian nghỉ giải lao, ngày nghỉ hằng tuần, nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng.

Trật tự tại nơi làm việc: Quy định phạm vi làm việc, tác phong, văn hóa giao tiếp và việc tuân thủ sự điều động của người quản lý.

An toàn, vệ sinh lao động: Các quy định về chấp hành quy chuẩn an toàn, vệ sinh lao động, trang bị bảo hộ lao động và vệ sinh môi trường làm việc.

Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc: Quy định chi tiết các hành vi bị nghiêm cấm, trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục.

Bảo vệ tài sản và bí mật của doanh nghiệp: Quy định về bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động.

Trường hợp tạm thời chuyển người lao động làm công việc khác: Điều kiện và thẩm quyền chuyển người lao động làm công việc khác so với hợp đồng lao động.

Các hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý: Danh mục các hành vi vi phạm kỷ luật lao động tương ứng với các hình thức xử lý kỷ luật (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương, cách chức, sa thải).

Trách nhiệm vật chất: Các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng, mất mát tài sản của doanh nghiệp và mức bồi thường.

Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: Quy định rõ chức danh có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động hoặc thẩm quyền xử lý kỷ luật theo quy chế.

Lưu ý quan trọng: Trước khi ban hành hoặc sửa đổi nội quy lao động, người sử dụng lao động bắt buộc phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có). Sau khi ban hành, nội quy phải được thông báo công khai và niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

Quy trình thủ tục đăng ký nội quy lao động 

Quyết định 628/QĐ-BNV công bố thủ tục theo 2 bước chính. Để dễ triển khai trong doanh nghiệp, quy trình thực tế có thể quản lý thành 3 bước:

Bước 1: Hoàn thiện và kiểm tra hồ sơ. Doanh nghiệp rà soát đủ nội dung, lấy ý kiến tổ chức đại diện người lao động nếu có, ký quyết định ban hành và hoàn thiện 01 bộ hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ trong thời hạn 10 ngày. Trong 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy, doanh nghiệp nộp hồ sơ đến cơ quan chuyên môn về nội vụ cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan cấp xã nếu được ủy quyền.

Bước 3: Theo dõi phản hồi và sửa đổi khi cần. Trong 07 ngày làm việc từ ngày nhận hồ sơ, cơ quan tiếp nhận sẽ hướng dẫn sửa đổi, đăng ký lại nếu phát hiện nội dung trái pháp luật. Doanh nghiệp cần theo dõi tài khoản dịch vụ công và thông tin liên hệ đã kê khai.

Hồ sơ đăng ký nội quy lao động gồm những gì?

Nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động ở đâu, bao lâu và có mất phí không?

Ba hình thức nộp đang được công bố có cùng thời hạn xử lý và không thu phí, lệ phí.

Mốc 07 ngày là thời gian cơ quan kiểm tra và hướng dẫn sửa đổi nếu nội quy trái pháp luật. Doanh nghiệp cần lưu biên nhận để xác định ngày cơ quan nhận đủ hồ sơ.

Nội quy lao động có hiệu lực từ khi nào?

Theo Điều 121 Bộ luật Lao động 2019, nội quy có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận đủ hồ sơ. Mốc 07 ngày dùng để kiểm tra và hướng dẫn sửa đổi; mốc 15 ngày dùng để xác định hiệu lực. Doanh nghiệp không nên áp dụng nội quy ngay sau khi ban hành hoặc vừa gửi hồ sơ.

Các câu hỏi thường gặp về thủ tục đăng ký nội quy lao động

Dưới đây là giải đáp cho những thắc mắc phổ biến của doanh nghiệp khi triển khai thực hiện.

Doanh nghiệp dưới 10 người có cần đăng ký nội quy lao động không?

Doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động không bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động bằng văn bản. Tuy nhiên, các thỏa thuận về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất phải được ghi nhận rõ trong hợp đồng lao động.

Chi phí thực hiện thủ tục đăng ký là bao nhiêu?

Thủ tục đăng ký nội quy lao động tại cơ quan nhà nước hoàn toàn miễn phí (Phí: 0 Đồng).

Cơ quan nào có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký?

Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận là cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp xã (nếu được UBND cấp tỉnh ủy quyền) nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.

Trong bao lâu thì nhận được kết quả xử lý hồ sơ?

Thời hạn giải quyết là 07 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan nhận đủ hồ sơ đăng ký hợp lệ.

Chủ doanh nghiệp cần nhớ bốn mốc: từ 10 lao động phải đăng ký; nộp trong 10 ngày từ ngày ban hành; theo dõi phản hồi trong 07 ngày làm việc; và áp dụng nội quy sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhận đủ hồ sơ. Nếu cần rà soát đồng bộ hồ sơ lao động, bảo hiểm, chứng từ và báo cáo định kỳ, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán thuế hoặc liên hệ đội ngũ Việt Long để được hướng dẫn theo tình trạng thực tế.