Thời điểm xuất hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Khách đã chuyển tiền nhưng doanh nghiệp chưa giao hàng. Công trình đã nghiệm thu nhưng chủ đầu tư chưa thanh toán. Trung tâm đào tạo đã thu học phí nhưng khóa học chưa bắt đầu. Những tình huống này khiến nhiều kế toán băn khoăn về thời điểm xuất hóa đơn.

Doanh nghiệp không thể dùng một quy tắc “thu tiền đến đâu, xuất hóa đơn đến đó” cho mọi giao dịch. Mốc lập hóa đơn phụ thuộc vào hàng hóa, dịch vụ, bản chất khoản thu và quy định riêng của từng hoạt động.

Bài viết giúp doanh nghiệp tra cứu 13 nhóm nghiệp vụ theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/07/2026. “Xuất hóa đơn” là cách gọi phổ biến; thuật ngữ trong văn bản là “lập hóa đơn”.

Xác định thời điểm xuất hóa đơn bắt đầu từ đâu?

Kế toán cần xác định giao dịch có thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn hay không, sau đó mới tìm mốc lập hóa đơn. Điều 6, Điều 7 và Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cần được đọc cùng nhau.

Doanh nghiệp nên đối chiếu hợp đồng với việc thực hiện thực tế. Ngày ký hợp đồng, ngày lập phiếu thu và ngày chuyển tiền không tự động thay thế ngày chuyển giao hàng hóa hoặc nghiệm thu công việc. Tên khoản thu cũng phải phù hợp với mục đích và cách sử dụng tiền.

Thời điểm xuất hóa đơn của 13 nhóm nghiệp vụ

Các nhóm dưới đây là cách phân loại để tra cứu. Đây không phải danh sách 13 “thời điểm” được đánh số nguyên văn trong nghị định. Một ngành có thể có nhiều mốc, tùy loại giao dịch và điều kiện áp dụng.

1. Bán hàng hóa trong nước

Khoản 1 Điều 9 xác định mốc lập hóa đơn là khi người bán chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Việc khách hàng chưa thanh toán không làm thay đổi mốc này.

Ví dụ, khách chuyển trước 500 triệu đồng ngày 05/09. Doanh nghiệp chuyển giao máy cho khách ngày 15/09. Nếu giao dịch là bán hàng hóa thông thường, mốc lập hóa đơn cần bám ngày 15/09.

Nếu doanh nghiệp giao nhiều lần, khoản 3 Điều 9 yêu cầu lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị tương ứng từng lần giao. Với hàng biếu tặng, khuyến mại hoặc trả thay lương, doanh nghiệp cần kiểm tra thêm quy định áp dụng; không thể kết luận rằng không thu tiền thì không có nghĩa vụ hóa đơn.

2. Cung cấp dịch vụ và tiền nhận trước

Theo khoản 2 Điều 9, doanh nghiệp lập hóa đơn khi hoàn thành cung cấp dịch vụ, dù chưa thu tiền. Nếu doanh nghiệp thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp, mốc lập hóa đơn là lúc thu tiền, trừ tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng dịch vụ.

Ví dụ, hợp đồng dịch vụ có giá trị 500 triệu đồng. Doanh nghiệp nhận 50 triệu đồng đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng, sau đó nhận 150 triệu đồng thanh toán trước tiền dịch vụ. Khoản đặt cọc đủ điều kiện không phải lập hóa đơn khi nhận; khoản thanh toán trước phải được xử lý theo mốc thu tiền.

Khi hoàn thành dịch vụ, doanh nghiệp đối chiếu tổng giá trị với hóa đơn đã lập. Nếu tiền cọc được chuyển thành tiền thanh toán, kế toán cần theo dõi mốc chuyển đổi và tránh lập trùng giá trị. Chỉ ghi chữ “đặt cọc” trên chứng từ không đủ để áp dụng ngoại lệ.

3. Xây dựng và lắp đặt

Điểm c khoản 4 Điều 9 quy định mốc lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành. Doanh nghiệp không được chờ chủ đầu tư trả tiền nếu mốc này đã phát sinh.

Ví dụ, khối lượng 2,5 tỷ đồng được nghiệm thu, bàn giao ngày 30/09. Chủ đầu tư thanh toán ngày 20/10. Mốc lập hóa đơn cần bám ngày 30/09.

Kế toán không nên áp máy móc quy tắc dịch vụ thu tiền trước cho khoản tạm ứng của hợp đồng xây dựng thuần túy. Hợp đồng có cả bán thiết bị, tư vấn và thi công cần được kiểm tra từng phần nghĩa vụ. Doanh nghiệp cũng phải xử lý chênh lệch khi quyết toán theo hồ sơ và quy định tương ứng.

4. Xuất khẩu hàng hóa và gia công xuất khẩu

Theo khoản 1 Điều 9, người bán xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.

Kế toán cần theo dõi ngày giao hàng, mở tờ khai, thông quan và lập hóa đơn. Commercial Invoice thông thường không tự động đáp ứng điều kiện của hóa đơn thương mại điện tử theo pháp luật Việt Nam. Doanh nghiệp cần kiểm tra loại hóa đơn và điều kiện chuyển dữ liệu tại Điều 8.

5. Nhà hàng, khách sạn và lưu trú

Với dịch vụ thông thường, cơ sở kinh doanh xác định mốc hoàn thành dịch vụ hoặc thu trước tiền dịch vụ theo khoản 2 Điều 9. Tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng cần được phân biệt với tiền thanh toán trước.

Ví dụ, khoản giữ chỗ có cơ chế đặt cọc thực sự khác với khoản khách trả trước toàn bộ tiền tiệc. Việc khách không yêu cầu lấy hóa đơn không tự loại bỏ nghĩa vụ của người bán. Khi nền tảng đặt phòng thu hộ, cơ sở cần xác định quan hệ hợp đồng và chứng từ thu hộ trước khi kết luận mốc thu tiền.

6. Vận tải, taxi và logistics

Doanh nghiệp không nên gom mọi dịch vụ vận tải vào một cách lập hóa đơn. Dịch vụ thông thường cần xem mốc hoàn thành hoặc thu tiền; logistics thuộc điều kiện đối soát tại điểm a khoản 4 Điều 9 có cơ chế riêng.

Điểm l khoản 4 quy định taxi sử dụng phần mềm tính tiền lập hóa đơn khi kết thúc chuyến đi. Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra trường hợp tại điểm r khoản 4 đối với dịch vụ cho cá nhân người tiêu dùng có hệ thống dữ liệu đáp ứng điều kiện, thay vì bỏ qua cơ chế đặc thù này.

7. Kinh doanh bất động sản và cho thuê

Điểm d khoản 4 Điều 9 phân biệt giao dịch chưa chuyển giao và đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng. Với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng hạ tầng hoặc nhà để bán, chuyển nhượng, trường hợp chưa chuyển giao nhưng thu theo tiến độ dự án hoặc tiến độ ghi trong hợp đồng có mốc là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng. Khi đã chuyển giao, doanh nghiệp áp dụng khoản 1 Điều 9.

Hoạt động cho thuê cần kiểm tra riêng; thu trước tiền thuê nhiều kỳ không thể mặc nhiên chờ hết kỳ mới lập hóa đơn. Riêng hộ, cá nhân có thu nhập từ cho thuê bất động sản thuộc trường hợp tại khoản 2 Điều 7, nên không áp nguyên hướng dẫn dành cho doanh nghiệp sang đối tượng này.

8. Giáo dục và đào tạo

Trung tâm cần phân biệt tiền học phí với khoản đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng và khoản thu hộ thực sự. Nếu cơ sở thu trước học phí cho dịch vụ đào tạo, việc khóa học chưa bắt đầu không tự cho phép trì hoãn hóa đơn.

Mốc thu theo tháng, học kỳ hoặc cả khóa cần được đối chiếu với khoản 2 Điều 9. Khoản bán tài liệu và khoản thu hộ phải được xem xét theo bản chất riêng, thay vì gọi toàn bộ tiền học viên chuyển là “đặt cọc”.

9. Khám chữa bệnh và y tế

Điểm m khoản 4 Điều 9 có cơ chế tổng hợp cuối ngày cho cơ sở đáp ứng điều kiện về phần mềm, phiếu thu và dữ liệu khi người bệnh không có nhu cầu lấy hóa đơn. Nếu người bệnh yêu cầu, cơ sở lập hóa đơn giao cho người bệnh.

Đối với chi phí khám chữa bệnh BHYT, cơ sở lập hóa đơn cho cơ quan BHXH khi được cơ quan này thanh, quyết toán. Kế toán phải tách phần người bệnh trả và phần BHYT thanh toán; không áp một mốc chung cho tất cả khoản thu.

10. Ngân hàng và lãi tiền vay

Điểm k khoản 4 Điều 9 áp dụng cho hoạt động cho vay của tổ chức tín dụng. Mốc lập hóa đơn theo kỳ hạn thu lãi trong thỏa thuận cho vay. Nếu đến kỳ không thu được lãi, mốc là khi thu được tiền lãi; trường hợp trả lãi trước hạn thì bám thời điểm thu trước hạn.

Doanh nghiệp không áp quy định này cho mọi khoản cho vay giữa các doanh nghiệp. Phí dịch vụ ngân hàng cũng cần được phân loại riêng với tiền lãi vay.

11. Điện, nước, viễn thông và dịch vụ đối soát

Điểm a khoản 4 Điều 9 áp dụng cho các giao dịch thuộc danh mục và điều kiện quy định. Mốc lập hóa đơn là khi hoàn thành đối soát, chậm nhất không quá ngày 07 tháng sau tháng phát sinh dịch vụ hoặc 07 ngày từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

Ngày 07 là giới hạn, không phải ngày mặc định để chờ xuất mọi hóa đơn. Hợp đồng ghi “đối soát” cũng không tự đưa giao dịch vào ngoại lệ.

Điểm b có giới hạn riêng không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước đối với đối soát kết nối giữa các cơ sở kinh doanh thuộc diện quy định. Hoạt động phát điện tại điểm g có quy định riêng, nên không thể dùng cùng một hạn cho toàn bộ ngành điện.

12. Bảo hiểm

Điểm o khoản 4 Điều 9 xác định mốc theo thời điểm ghi nhận doanh thu bảo hiểm theo pháp luật kinh doanh bảo hiểm, trừ các trường hợp tại điểm a và điểm i. Dịch vụ bảo hiểm qua đại lý tại điểm i có mốc đối soát, chậm nhất không quá ngày 10 tháng sau tháng phát sinh.

Đồng bảo hiểm có hướng dẫn riêng về lập hóa đơn khi thu phí và thu hộ. Doanh nghiệp cần phân biệt phí bảo hiểm với các khoản tái bảo hiểm thuộc trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử tại Điều 7.

13. Các hoạt động đặc thù khác

Dầu thô, khí, xổ số, casino và trò chơi điện tử có thưởng có mốc riêng tại khoản 4 Điều 9. Ví dụ, bán xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ bám thời điểm kết thúc từng lần bán; vé xổ số truyền thống có mốc gắn với thu hồi vé và trước kỳ mở thưởng tiếp theo.

Một số giao dịch tài chính, ngoại tệ hoặc tái bảo hiểm thuộc Điều 7. Doanh nghiệp cần kiểm tra nghĩa vụ sử dụng hóa đơn trước khi xác định ngày lập, không mặc định mọi khoản thu đều phải có hóa đơn.

Những lỗi doanh nghiệp cần lưu ý khi xuất hoá đơn

Doanh nghiệp dễ sai khi chờ thu đủ tiền mới lập hóa đơn, chờ quyết toán toàn công trình dù đã nghiệm thu từng phần, hoặc gọi tiền trả trước là đặt cọc. Một lỗi khác là tự kéo thời điểm hóa đơn bằng thỏa thuận đối soát dù giao dịch không đủ điều kiện.

Khoản 5 Điều 9 còn có ngoại lệ cho người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động, phát sinh giao dịch trong giờ làm việc ban đêm theo Bộ luật Lao động: chậm nhất ngày làm việc tiếp theo. Cơ sở phải đáp ứng đúng điều kiện, không coi đây là quyền trì hoãn mọi giao dịch.

Xem thêm: Hướng dẫn giải trình rủi ro hoá đơn trong 3 ngày

Thời điểm xuất hóa đơn phải bám đúng loại giao dịch và căn cứ thực tế. Doanh nghiệp cần phân biệt chuyển giao hàng hóa, hoàn thành dịch vụ, thu tiền, nghiệm thu và đối soát; đồng thời kiểm tra ngoại lệ trước khi áp dụng.

Nếu doanh nghiệp chưa xác định được mốc cho khoản đặt cọc, tạm ứng hoặc hợp đồng có nhiều phần công việc, Việt Long có thể hỗ trợ rà soát hợp đồng, chứng từ và hóa đơn đã lập để đề xuất cách xử lý phù hợp. Liên hệ Việt Long: 0911 88 20 40.