Cách Quyết Toán Thuế Thu Nhập Cá Nhân Online Đơn Giản Và Hiệu Quả

Việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân là bước quan trọng giúp người lao động xác định chính xác số thuế đã nộp trong năm, từ đó biết được mình cần nộp thêm hay được hoàn thuế. Với sự phát triển của công nghệ, việc thực hiện quyết toán thuế online đã trở nên đơn giản, nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều. Trong bài viết dưới đây, Việt Long VID sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách quyết toán thuế TNCN online một cách dễ dàng và hiệu quả nhất.

Những quy định và thông tin về quyết toán thuế mà cá nhân cần biết

Đối tượng phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân 

Theo quy định tại điểm d khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Công văn 883/TCT-DNNCN, những trường hợp bắt buộc phải tiến hành quyết toán thuế thu nhập cá nhân bao gồm:

• Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công cho người lao động;

• Người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công đã ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện quyết toán thay;

• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công nhưng không đủ điều kiện ủy quyền hoặc có thu nhập từ nhiều nguồn, cần tự mình trực tiếp quyết toán thuế với cơ quan thuế.

Ngoài ra, một số trường hợp được miễn quyết toán thuế thu nhập cá nhân bao gồm:

• Số thuế phát sinh phải nộp thêm sau quyết toán không vượt quá 50.000 đồng;

• Số thuế tạm nộp trong năm lớn hơn số thuế phải nộp (trong tình huống này nếu bạn quyết toán sẽ được hoàn thuế hoặc bù trừ cho kỳ tiếp theo);

• Cá nhân có thu nhập vãng lai từ tiền công, tiền lương tại nhiều nơi khác nhau nhưng thu nhập không vượt quá 10 triệu đồng mỗi tháng và đã được khấu trừ 10% thuế theo quy định.

Thời hạn quyết toán thuế TNCN 2025

Theo Khoản 2, Điều 44 của Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân trong năm 2025 được xác định như sau:

• Nếu cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đã ủy quyền cho đơn vị chi trả thực hiện quyết toán thay, hạn cuối để hoàn tất quyết toán thuế TNCN là ngày 31/3/2025.

• Đối với cá nhân phải tự mình thực hiện việc quyết toán với cơ quan thuế, hạn nộp hồ sơ chậm nhất là ngày 30/4/2025. Tuy nhiên, do kỳ nghỉ lễ 30/4 và 1/5 kéo dài từ ngày 30/4/2025 đến hết ngày 04/5/2025, nên hạn nộp thực tế sẽ được lùi tới ngày 05/5/2025.

Lưu ý đối với trường hợp ủy quyền tổ chức quyết toán, thời hạn là 31/3/2025, còn trường hợp cá nhân tự quyết toán sẽ kết thúc vào ngày 05/5/2025.

Chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế cá nhân 2025

Theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, cụ thể ở Điểm b, Tiết 9.2 và Điểm b, Tiết 9.9, Khoản 9, Phụ lục I, hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) năm 2025 đã được hướng dẫn chi tiết. Người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định để thực hiện việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân online một cách nhanh chóng và chính xác.

Đối với trường hợp quyết toán thuế trực tiếp

Đối với những cá nhân tự mình thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, bộ hồ sơ cần chuẩn bị sẽ bao gồm:

• Tờ khai mẫu 02-QTT-TNCN được quy định tại Phụ lục II, Thông tư 80/2021/TT-BTC.

• Phụ lục kê khai người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh, mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN đi kèm theo Phụ lục II của Thông tư 80/2021/TT-BTC.

• Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, số thuế tạm nộp trong năm hoặc thuế đã nộp tại nước ngoài.

• Bản sao Giấy chứng nhận khấu trừ thuế do đơn vị chi trả thu nhập cấp hoặc bản sao chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng kèm theo xác nhận của người nộp thuế (áp dụng nếu cơ quan thuế nước ngoài không cấp giấy xác nhận).

• Bản sao hóa đơn, chứng từ liên quan đến các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, hoặc quỹ khuyến học nếu có.

• Các tài liệu chứng minh khoản tiền đã nhận từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán hoặc nguồn thu nhập từ nước ngoài.

• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc nếu cá nhân có đăng ký giảm trừ.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ trên sẽ giúp quá trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân online trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Trường hợp uỷ quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Đối với cá nhân thực hiện ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế theo mẫu số 05/QTT-TNCN (ban hành kèm theo Phụ lục II của Thông tư 80/2021/TT-BTC).

• Phụ lục kê khai chi tiết đối với cá nhân áp dụng thuế suất toàn phần, theo mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN.

• Phụ lục kê khai chi tiết đối với cá nhân cư trú, theo mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN.

• Phụ lục về người phụ thuộc được giảm trừ gia cảnh, mẫu 05-3/BK-QTT-TNCN.

Lưu ý thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025 có thể thay đổi do rơi vào kỳ nghỉ lễ. Vì vậy, cá nhân và đơn vị trả thu nhập cần chủ động nắm rõ thời gian nộp hồ sơ, phân biệt đúng trường hợp tự quyết toán hay ủy quyền, để thực hiện đúng quy định.

Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân online chi tiết

Nếu bạn có thu nhập từ nhiều công ty hoặc nhiều nguồn khác nhau trong cùng một năm, việc tự thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân online sẽ không còn là trở ngại. Chỉ cần truy cập vào cổng thông tin của Tổng cục Thuế và thực hiện các thao tác nhanh gọn, bạn đã có thể hoàn tất thủ tục một cách dễ dàng và chính xác.

Bước 1: Truy cập vào hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế và thực hiện đăng nhập bằng mã số thuế cá nhân và mã kiểm tra.

Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, chọn mục “Quyết toán thuế” và tiếp tục với “Kê khai thuế trực tuyến”.

Bước 3: Điền các thông tin cần thiết trên tờ khai điện tử. Các mục bắt buộc bao gồm: Họ tên, địa chỉ, email liên hệ, chọn loại tờ khai 02/QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021, xác định cơ quan thuế phù hợp tùy theo từng trường hợp nguồn thu nhập.

Bước 4: Cập nhật chính xác thông tin nơi làm việc, hình thức quyết toán (năm dương lịch, đủ/không đủ 12 tháng) và chọn loại tờ khai (chính thức hoặc bổ sung nếu cần điều chỉnh).

Bước 5: Bấm “Tiếp tục” để điền chi tiết phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN và hoàn thiện nội dung trên tờ khai 02/QTT-TNCN. Nếu có giảm trừ do thiên tai, bệnh hiểm nghèo, bạn tích chọn ô liên quan và điền thông tin giảm trừ người phụ thuộc đầy đủ.

Bước 6: Khi hoàn tất kê khai, cam kết nội dung chính xác và kết xuất file XML. Sau đó, nộp tờ khai trực tiếp trên hệ thống điện tử.

Bước 7: Gửi các chứng từ bổ sung như: chứng từ khấu trừ thuế, từ thiện nhân đạo (nếu có), giấy tờ chứng minh thu nhập từ nước ngoài,… bằng cách tải file lên hệ thống. Xác nhận nộp bằng mã kiểm tra và mã OTP nhận qua tin nhắn điện thoại.

Sau khi hồ sơ được gửi thành công, bạn sẽ nhận được email và tin nhắn xác nhận từ Tổng cục Thuế. Nếu chưa nhận được thông báo, cần kiểm tra lại việc đăng ký giao dịch điện tử hoặc liên hệ cơ quan thuế để hỗ trợ.

Ngoài ra, nếu bạn có số thuế phải nộp thêm, hãy hoàn thành nghĩa vụ thuế thông qua ứng dụng Etax Mobile hoặc ngân hàng trước ngày 02/5/2024.

>> Có thể bạn quan tâm: Hướng Dẫn Cách Tính Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chi Tiết Và Đơn Giản 2025

Tra cứu tờ khai quyết toán thuế điện tử

Trong quá trình thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, việc kiểm tra tờ khai điện tử giúp bạn nhanh chóng phát hiện và điều chỉnh các sai sót, đồng thời dễ dàng nắm bắt được tình trạng xử lý hồ sơ.

Các bước tra cứu cụ thể như sau:

• Bước 1: Vào mục Tra cứu, chọn Tra cứu QTT.

• Bước 2: Chọn đúng loại tờ khai, thiết lập ngày gửi tờ khai, sau đó nhấn Tra cứu.

• Bước 3: Hệ thống sẽ trả về kết quả để bạn theo dõi.

Một số câu hỏi liên quan

Có bắt buộc làm quyết toán thuế cá nhân không?

Theo quy định tại Điều 13 và khoản 5 Điều 5 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc không thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân đúng quy định sẽ dẫn đến các hình thức xử phạt hành chính nếu người nộp thuế thuộc diện phải nộp thêm. Mức xử phạt sẽ được xác định dựa trên thời gian chậm nộp hồ sơ, có thể từ mức nhẹ như cảnh cáo đến các mức phạt tiền cụ thể:

• Đối với cá nhân: từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng;

• Đối với tổ chức: từ 4.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
  
  Ngoài ra, trong trường hợp đã nộp thừa thuế mà không thực hiện quyết toán, cá nhân sẽ không được hoàn trả số tiền đã nộp thừa cũng như không được khấu trừ vào kỳ tính thuế kế tiếp.

Thu nhập 2 nơi làm quyết toán thuế cá nhân như thế nào?

Theo Công văn số 13762/CTIN-HKDCN, đối với những cá nhân có thu nhập từ hai nơi trở lên, quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân được thực hiện như sau:

• Các tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động nếu có ủy quyền, bất kể có khấu trừ thuế hay không.

• Đối với những cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công có hợp đồng lao động trên 3 tháng và thu nhập vãng lai bình quân dưới 10 triệu đồng/tháng đã được khấu trừ thuế với tỷ lệ 10%, có hai trường hợp xảy ra:

  1. Trường hợp không yêu cầu quyết toán thuế với thu nhập vãng lai: Cá nhân có thể ủy quyền cho tổ chức trả thu nhập (nơi có hợp đồng lao động trên 3 tháng) thực hiện quyết toán thuế thay.

  2. Trường hợp yêu cầu quyết toán thuế với thu nhập vãng lai: Cá nhân sẽ thực hiện quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế.

• Đối với cá nhân có thu nhập từ tiền công, tiền lương với hợp đồng lao động trên 3 tháng và thu nhập vãng lai nhưng chưa được khấu trừ thuế, cá nhân phải tự thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Làm quyết toán thuế cá nhân online bao lâu nhận được tiền?

Theo quy định tại Điều 75 của Luật Quản lý Thuế 2019, thời gian giải quyết hồ sơ hoàn thuế được quy định cụ thể như sau:

• Đối với hồ sơ hoàn thuế trước, cơ quan thuế sẽ xử lý trong vòng 6 ngày làm việc kể từ khi có thông báo chấp nhận hồ sơ.

• Đối với hồ sơ cần kiểm tra trước khi hoàn thuế, thời gian giải quyết sẽ kéo dài thêm, là 40 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế thông báo bằng văn bản đã chấp nhận hồ sơ.

Trên đây là các bước quyết toán thuế thu nhập cá nhân online mà bạn cần nắm rõ, cùng với các mẫu biểu quan trọng giúp quá trình thực hiện trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Hy vọng bạn sẽ thực hiện quyết toán thuế một cách thuận lợi và chính xác! Nếu bạn cần hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại tham khảo dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp tại Việt Long VID để được giải đáp mọi thắc mắc và hỗ trợ tốt nhất!

• Địa chỉ: Số 385/2A Nguyễn Chí Thanh, tổ 67, khu 7, Phường Tương Bình Hiệp, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương
• Hotline: 0911882040
• Email: vietlongvid@gmail.com